Anforderungsprofil für Prozesswerkzeuge nach dem Muster eines Angebotsvergleichs aufbauen

Das Wichtigste auf einen Blick

Vier Pflichtblöcke mit Gewichtung

Ein Angebotsvergleich funktioniert nur, wenn das Anforderungsprofil vorher feststeht. Legen Sie je Kriterium Maß, Gewichtung und Nachweis in einer Zeile fest. Vier Blöcke decken die Praxis im Mittelstand ab.

Die Gewichtung verteilen Sie auf 100 Punkte. Üblich sind 35 Punkte für den Funktionsumfang, 25 für Schnittstellen und je 20 für Lizenzmodell sowie Support und Betrieb. Diese Verteilung lässt sich begründen und nachrechnen.

Formulierungen wie benutzerfreundlich oder offen führen zu Streit. Schreiben Sie messbare Sätze, etwa: Das Werkzeug führt Aufgabenketten mit mindestens fünf Schritten aus und protokolliert jeden Wechsel.

Prüfen Sie jede Anforderung auf Erfüllbarkeit. Erfüllt kein Anbieter am Markt eine Anforderung, streichen Sie sie oder stufen Sie sie zum Kann-Kriterium herab. Ein einheitliches Vokabular verhindert, dass Anbieter denselben Begriff unterschiedlich auslegen. Das Deutsche Institut für Normung erklärt den Nutzen von Normen für den Mittelstand.

Reale Anbieter mit Leistung, Lizenzbezug und Nachweis

Der Vergleich wird konkret, sobald reale Produkte in der Matrix stehen. Vier verbreitete Werkzeuge im Überblick:

Ob ein Anbieter Listenpreise veröffentlicht, unterscheidet sich: Camunda und UiPath nennen kostenlose Einstiegstarife, SAP führt Preise im Angebot. SAP beschreibt für SAP Build Process Automation Prozessmodellierung, Ausführung, Monitoring und RPA. Solche Produktseiten ordnen den Funktionsumfang ein, ersetzen aber keinen Test mit eigenen Daten.

Verlangen Sie je Anbieter ein Datenblatt mit Stand, Version und Ansprechpartner. Fehlt der Nachweis zu einem Muss-Kriterium, entfällt das Angebot. Bei Schnittstellen zählen fertige Konnektoren, unterstützte Standards und der Aufwand für Eigenentwicklung. Bei Dokumentenflüssen kommen Dateiformate, Versionierung und Aufbewahrungsfristen hinzu.

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz bündelt Förderprogramme für die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Prüfen Sie eine Förderung, bevor Sie das Budget freigeben.

Beispiel: Angebotsvergleich für einen Maschinenbauer

Ein Maschinenbauer mit 240 Mitarbeitenden und zwei Standorten prüft drei Werkzeuge. 60 Beschäftigte sollen Freigaben und Dokumentenflüsse bearbeiten. Das Budget liegt bei 48.000 Euro netto über drei Jahre.

Die Skala reicht von eins bis fünf: eins heißt nicht erfüllt, fünf heißt vollständig erfüllt. Die Punktwerte sind Annahmen des Beispiels, keine Testergebnisse.

Rechenbeispiel: Lizenzen über drei Jahre

Beispielrechnung: 60 Lizenzen zu angenommenen 19 Euro netto je Nutzer und Monat ergeben 1.140 Euro monatlich. Über 36 Monate sind das 41.040 Euro netto. Mit 4.500 Euro netto für Einrichtung und Schnittstellentests liegt die Summe bei 45.540 Euro netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer, also 8.652,60 Euro.

Gewichtet kommt Microsoft Power Automate auf 4,05 Punkte, Camunda auf 3,90 und SAP Build Process Automation auf 3,80. Die Abstände sind klein, deshalb entscheidet die Gewichtung. Verfehlt ein Anbieter ein Muss-Kriterium, hilft die Punktzahl nicht weiter.

Die Deutsche Industrie- und Handelskammer listet Fragen, die Unternehmen vor der Einführung KI-gestützter Werkzeuge klären sollten. Nehmen Sie solche Fragen als Kann-Kriterium auf.

Häufige Fragen

Wie viele Kriterien sollte das Anforderungsprofil enthalten?

Für den Mittelstand reichen 15 bis 25 Kriterien. Mehr als 30 erschweren die Bewertung. Bündeln Sie ähnliche Anforderungen in einem Block.

Wie gehen wir mit Muss- und Kann-Kriterien um?

Muss-Kriterien prüfen Sie zuerst und ohne Punktwert. Erfüllt ein Anbieter ein Muss-Kriterium nicht, entfällt das Angebot. Soll- und Kann-Kriterien fließen in die gewichtete Punktzahl ein.

Welche Gewichtung ist üblich?

Eine Norm dafür gibt es nicht. Üblich sind 35 Punkte für Funktionen, 25 für Schnittstellen und je 20 für Lizenzmodell sowie Support und Betrieb. Legen Sie die Verteilung vor dem ersten Angebot fest.

Wie prüfen und dokumentieren wir die Angaben der Anbieter?

Verlangen Sie Datenblätter mit Stand, Referenzen und Testzugang. Prüfen Sie zwei Muss-Kriterien mit eigenen Daten. Angaben ohne Nachweis bewerten Sie mit null Punkten und halten Ausschlussgründe schriftlich fest.