Prozesswerkzeuge vergleichen: Funktionen, Kosten und Einführungsaufwand

Das Wichtigste auf einen Blick

• Drei Funktionen prägen den Vergleich: Modellierung, Automatisierung und Freigabe.
• Camunda, SAP Signavio und Nintex setzen unterschiedliche Schwerpunkte: Ausführung, Analyse, Formulare und Dokumente.
• Lizenzkosten folgen dem Nutzer- oder Verbrauchsmodell, Betriebskosten entstehen durch Integration, Hosting und Pflege.
• Der Einführungsaufwand hängt stärker von Datenlage, Schnittstellen und Fachbereichszeit ab als vom Werkzeug.
• Zulässigkeit und Freigaben regeln IT-Grundschutz und interne Richtlinien.

Vergleichskriterien: Modellierung, Automatisierung, Freigabe

Ein Werkzeugvergleich beginnt bei der Notation. BPMN 2.0 hat sich für Abläufe durchgesetzt, DMN für Entscheidungstabellen. Verarbeitet ein Werkzeug beide Standards lesend und schreibend, bleiben Modelle zwischen Analyse und Ausführung austauschbar. Fehlt der Export, bindet sich das Prozesswissen an einen Anbieter.

Achten Sie bei der Modellierung auf Versionierung, Kommentare und die Trennung von Fach- und IT-Sicht. Prozesslandkarten, Varianten und Verantwortlichkeiten sollten ohne Zusatzwerkzeuge abbildbar sein. Sonst entstehen Schattenmodelle in Tabellen und Präsentationen.

Bei der Automatisierung unterscheiden sich Reichweite und Eingriffstiefe. Workflow-Engines führen Aufgaben, Systemaufrufe und Warteschritte aus. Robotic Process Automation bedient Oberflächen ohne Schnittstelle. Low-Code-Bausteine senken die Einstiegshürde, ersetzen aber keine Integrationsarbeit.

Freigaben brauchen Rollen, Fristen, Vier-Augen-Prinzip und einen lückenlosen Audit-Trail. Prüfen Sie, ob das Werkzeug Statusänderungen protokolliert, Vertretungen abbildet und Eskalationen auslöst. Ohne diese Funktionen wird jede Prüfung manuell nachgehalten.

Weitere Kriterien sind Betriebsmodell, Mandantenfähigkeit, Skalierung, Schnittstellenvielfalt, Rechtekonzept und Betriebsaufwand. Gewichten Sie diese Punkte vor der Anbieterpräsentation. Ein möglicher Rahmen: 30 Prozent Funktionen, 25 Prozent Betrieb und Sicherheit, 20 Prozent Kosten, 25 Prozent Einführungsaufwand.

Die Gewichtung ist ein Vorschlag, kein Standard. Entscheidend ist, dass Sie sie vor dem ersten Gespräch festlegen und während der Auswahl nicht anpassen.

Anbieter im Vergleich: Camunda, SAP Signavio, Nintex

Camunda kommt aus der Ausführung, SAP Signavio aus der Analyse, Nintex aus Formularen und Dokumenten. Diese Herkunft prägt Funktionen, Betriebsmodell und Einführungsweg.

Kriterium	Camunda	SAP Signavio	Nintex
Schwerpunkt	Ausführung und Orchestrierung	Analyse und Prozessintelligenz	Formulare, Workflow, Dokumente
Modellierung	BPMN 2.0 und DMN	BPMN, Prozesslandkarten, Process Mining	visuelle Modellierung mit Vorlagen
Automatisierung	Workflow-Engine, Services, Events	Automatisierung im SAP-Umfeld	Workflow, RPA, Dokumentenerzeugung
Freigabe	Aufgabenlisten und Regeln im Modell	Freigabeschritte für Analyse und Änderung	Freigabe über Formulare und Rollen
Betrieb	selbst betrieben oder als Cloud-Dienst	Cloud, SAP-nah	Cloud und Microsoft-nahe Umgebungen
Einführung	technisch geprägt, Modellierungskenntnisse nötig	fachbereichsnah, Datenanbindung entscheidend	schnell für Formularprozesse, Grenzen bei Komplexität

Camunda trennt Modell und Ausführung nicht. Prozesse laufen in einer Engine, Entscheidungen werden in DMN abgebildet. Für den Betrieb braucht es eigene Infrastruktur oder eine Cloud-Subskription sowie Personal mit Modellierungskenntnissen.

SAP Signavio bündelt Modellierung, Prozessvergleich und Auswertung. Der Nutzen wächst mit der Nähe zu SAP-Systemen, weil Prozessdaten von dort einfließen.

SAP ordnet die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Low Code als Verbindung aus vorgefertigten Inhalten und Prozesskontext ein. Zu den Funktionen von SAP Build Process Automation gehören visuelle Prozessgestaltung, Entscheidungslogik und die Einbindung von Fachbereichen über Formulare und Freigabeschritte.

Nintex deckt Formulare, Workflows und Dokumentenerzeugung ab und erweiterte das Portfolio 2022 durch die Übernahme von Kryon um RPA-Funktionen. Die Stärke liegt in Abläufen rund um Microsoft 365 und SharePoint.

Für alle drei Anbieter gilt: Vollständige Preislisten sind nicht öffentlich. Ein Vergleich ohne identischen Leistungsumfang bleibt deshalb unvollständig. Beim Funktionsumfang entscheidet die Tiefe. Fragen Sie nach Grenzwerten für Instanzen, nach Aufbewahrungsfristen für Protokolle und nach der Zahl gleichzeitiger Automatisierungsläufe.

Betriebsmodell, Datenhaltung und Schnittstellen

SaaS, On-Premises und hybride Varianten unterscheiden sich nicht nur im Preis. Bei SaaS trägt der Anbieter Betrieb, Updates und Verfügbarkeit. Dafür verlassen Prozessdaten und personenbezogene Angaben das eigene Netz.

Wer sensible Daten verarbeitet, prüft Auftragsverarbeitung, Serverstandorte und Löschkonzepte. On-Premises verschafft Kontrolle, verlangt aber eigene Expertise für Updates, Ausfälle und Sicherheitspatches.

Hybride Modelle kombinieren eine lokale Laufzeitumgebung mit einer Cloud-Oberfläche für Modellierung und Auswertung. Der Vorteil liegt bei der Datenhaltung, der Nachteil im Betrieb zweier Umgebungen.

Schnittstellen entscheiden über die Reichweite. Prüfen Sie, welche Konnektoren mitgeliefert werden, welche über Marktplätze verfügbar sind und welcher Aufwand für eigene Anbindungen entsteht. Fehlen passende Konnektoren, verschiebt sich der Aufwand in die Entwicklung.

Kosten: Lizenzen, Betrieb und Folgekosten

Lizenzmodelle lassen sich in vier Gruppen ordnen: benannte Nutzer, gleichzeitige Nutzer, verbrauchsabhängige Abrechnung nach Instanzen oder Automatisierungsläufen und Subskriptionen auf Open-Source-Kerne. Die Wahl bestimmt, wie sich die Kosten bei wachsender Nutzung entwickeln.

Named-User-Modelle sind planbar, bestrafen aber breite Beteiligung. Verbrauchsmodelle skalieren mit dem Nutzen, erschweren jedoch die Budgetplanung. Bei Open-Source-Kernen zahlen Unternehmen für Support, Sicherheitsupdates und Zertifizierungen statt für die Software selbst.

Betriebskosten entstehen unabhängig vom Lizenzmodell. Dazu zählen Hosting, Datenbanken, Monitoring, Updates, Schnittstellenpflege, Testumgebungen und Schulung. Diese Posten wachsen mit der Zahl der angebundenen Systeme, nicht mit der Zahl der Nutzer.

Häufig unterschätzt werden Lizenzen für Fremdsysteme, Aufwand für Identitätsverwaltung, Pflege von Prozessdokumentation und Vorlagen. Rechnen Sie außerdem mit steigenden Lizenzstufen, sobald mehr Prozesse produktiv laufen. Verhandeln Sie Laufzeit, Kündigungsfrist und Wechselrecht ausdrücklich mit.

Beispielrechnung für ein Jahr (angenommene Werte, keine Marktpreise)

Angenommen werden 150 benannte Nutzer, ein Abopreis von 20 Euro je Nutzer und Monat, Cloud-Betrieb mit 18.000 Euro im Jahr, eine Einführung mit 60 Beratertagen zu 1.100 Euro sowie 8.000 Euro Schulung. Alle Beträge netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer.

• Lizenzen: 150 x 20 Euro x 12 Monate = 36.000 Euro pro Jahr
• Betrieb und Hosting: 18.000 Euro pro Jahr
• Einführung einmalig: 60 x 1.100 Euro = 66.000 Euro
• Schulung einmalig: 8.000 Euro
• Summe erstes Jahr: 128.000 Euro, ab dem zweiten Jahr 54.000 Euro pro Jahr

Der Vergleich zeigt: Im ersten Jahr übersteigt der Einführungsaufwand häufig die Lizenzkosten. Ab dem zweiten Jahr dominieren Lizenz und Betrieb. Über drei Jahre summiert sich die Beispielrechnung auf 236.000 Euro netto zuzüglich Umsatzsteuer.

Einführungsaufwand in fünf Schritten

Der Aufwand folgt einer Reihenfolge, die sich in vielen Vorhaben bewährt hat.

1. Prozess auswählen: zwei bis drei Abläufe mit klarem Nutzen, messbarer Laufzeit und wenigen Schnittstellen.
2. Zielbild modellieren: Ist-Aufnahme, Soll-Modell, Rollen, Datenfelder und Freigaberegeln festhalten.
3. Pilot begrenzen: ein Ablauf, ein Fachbereich, definierte Teststufen und Erfolgskriterien vor dem Start.
4. Integration bauen: Anbindung an Fachanwendungen, Stammdaten und Identitätsverwaltung.
5. Rollout und Betrieb: Schulung, Betriebshandbuch, Zuständigkeiten und Kennzahlen festlegen.

Drei Faktoren treiben den Aufwand: Datenqualität, Zahl der Schnittstellen und Verfügbarkeit der Fachbereiche. Vorlagen senken den Modellierungsaufwand, nicht den Integrationsaufwand.

Bei Automatisierungsvorhaben kommen Abstimmungen mit dem Betriebsrat hinzu, wenn Leistungs- oder Verhaltensdaten ausgewertet werden. Klären Sie das vor der Werkzeugauswahl, nicht danach.

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz bündelt Hinweise zu Förderung und Rahmenbedingungen der Prozessautomatisierung.

Checkliste für die Anbieterpräsentation:

• Welcher Prozess läuft im Pilot, welche Rollen sind beteiligt?
• Welche Schnittstellen sind im Preis enthalten, welche kosten extra?
• Wie werden Protokolle exportiert und wie lange aufbewahrt?
• Wie entwickelt sich der Preis bei doppelter Nutzerzahl?
• Was entfällt bei einem Anbieterwechsel?

Freigaben, Sicherheit und Nachweise

Freigaben sind Teil des Modells, nicht ein Anhang. Jede Statusänderung braucht einen Auslöser, eine berechtigte Rolle und einen Zeitstempel.

Der IT-Grundschutz des BSI beschreibt, wie Organisationen Prozesse, Schnittstellen und Berechtigungen methodisch absichern und nachweisen. Prüfen Sie, welche Bausteine für Ihr Vorhaben gelten.

Rechtliche Fragen bei automatisierten Entscheidungen ordnet die DIHK-Übersicht KI im Klartext: Vom Paragrafen zur Praxis ein, von der Vorgabe bis zur praktischen Umsetzung.

Daraus folgt eine Prüfliste für die Auswahl: Protokollierung, Rollenkonzept, Export von Protokollen, Löschfristen und Trennung von Test- und Produktivumgebung. Klären Sie diese Punkte, bevor Sie Lizenzen verhandeln.

Häufige Fragen

Welche Prozesswerkzeuge eignen sich für den Einstieg?

Das hängt vom Startpunkt ab. Für Formular- und Dokumentenprozesse ist Nintex naheliegend, für SAP-nahe Analyse SAP Signavio, für eigene Anwendungen und Orchestrierung Camunda.

Wie hoch sind die Kosten realistisch?

Lizenzkosten sind nur ein Teil. Im ersten Jahr kommt der Einführungsaufwand hinzu, danach Betrieb, Schulung und Schnittstellenpflege. Verlangen Sie Angebote mit identischem Leistungsumfang.

Warum dauert die Einführung länger als geplant?

Meist wegen Schnittstellen, Datenqualität und fehlender Fachbereichszeit. Wer diese drei Punkte vor dem Start klärt, verkürzt die Laufzeit deutlich.

Muss ein Werkzeug BPMN 2.0 unterstützen?

Nicht zwingend. Standardnotation erleichtert aber den Anbieterwechsel und die Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT, weil Modelle lesbar bleiben.

Wann lohnt sich Self-Hosting statt Cloud?

Bei strengen Vorgaben zur Datenhaltung, vorhandener Infrastruktur oder Sondervorgaben. Der Betriebsaufwand liegt dann beim eigenen Team.