Prozesswerkzeuge
Teil von Prozesswerkzeuge vergleichen: Funktionen, Kosten und Einführungsaufwand
Prozesswerkzeuge: Open Source oder Abo über fünf Jahre
Open Source oder Abonnement bei Prozesswerkzeugen: wie Sie fünf Jahre Kosten aus Personentagen und Gebühren rechnen, mit Beispiel und Prüfschritten.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Die Fünf-Jahres-Rechnung hat vier PostenEinrichtung, Betrieb oder Gebühr, Infrastruktur und Weiterbildung.
- Im Beispiel mit angenommenen Werten liegt Open Source bei 40.500 Euro, das Abonnement bei 67.200 Euro.
- Ein halber Personentag Betrieb pro Monat kostet bei 900 Euro je Tag über fünf Jahre 27.000 Euro.
- Erst Mengengerüst und Betriebsmodell klären, dann rechnen, vor der Unterschrift den Exit prüfen.
Vier Posten, die in jede Fünf-Jahres-Rechnung gehören
Eine belastbare Rechnung trennt Einrichtung, laufenden Betrieb oder Gebühr, eigene Infrastruktur und Weiterbildung. Open Source verlagert Wartung, Updates und Fehlerbehebung ins eigene Haus. Ein Abonnement verschiebt diese Aufgaben gegen laufende Zahlungen zum Anbieter. Beide Wege kosten Geld, nur an anderer Stelle.
Bei Camunda Community (Apache-Lizenz 2.0, Camunda Platform 7) und Bonita Community (GPL v2) entfällt die Lizenzgebühr, die Personentage entfallen nicht. SAP Signavio läuft als Cloud-Dienst, Nintex als Plattform-Abo. SAP Build Process Automation wird nutzungsabhängig abgerechnet. Listenpreise nennen die Anbieter selten. Die Profile der Anbieter stehen im Funktionsvergleich der Prozesswerkzeuge.
Welche Eigenschaft welchen Posten erzeugt, lässt sich aus den Lizenz- und Betriebsmodellen ablesen:
- Einsehbarer, veränderbarer Quellcode
- eigene Anpassung, deren Pflege bei Upgrades Personentage kostet.
- Support über Foren ohne zugesicherte Frist
- Personentage statt Vertragsgebühr.
- Betrieb auf eigener Infrastruktur
- Infrastruktur und Monitoring als eigene Posten.
- Konfiguration statt Code bei kommerziellen Werkzeugen
- weniger Aufwand, dafür kommen Upgrades vom Anbieter.
Open Source vs. Kommerziell
Open Source
- Lizenzkosten
- keine Lizenzgebühr
- Quellcode
- einsehbar, veränderbar
- Support
- Community, eigene Ressourcen
- Anpassbarkeit
- technisch offen
- Betrieb
- eigene Infrastruktur
- Upgrade-Zyklen
- selbst gesteuert
Kommerziell
- Lizenzkosten
- Abonnement jährlich
- Quellcode
- nicht einsehbar
- Support
- Service-Level im Vertrag
- Anpassbarkeit
- Konfiguration, Erweiterungspunkte
- Betrieb
- meist SaaS
- Upgrade-Zyklen
- vom Anbieter vorgegeben
Formulare und Prozessanalyse sind bei kommerziellen Plattformen häufig enthalten, in Open-Source-Umgebungen oft separat zu ergänzen. Was fehlt, muss als eigener Posten in die Rechnung, nicht erst in den Nachtrag.
Beispielrechnung: Personentage gegen Gebühr
Im Beispiel kostet Open Source über fünf Jahre 40.500 Euro, das Abonnement 67.200 Euro. Die Werte sind angenommen, keine Angebotspreise, alle Beträge netto, ohne Umsatzsteuer. Ein Team automatisiert 40 Vorgänge pro Woche, ein Personentag kostet 900 Euro. Eigene Zahlen ersetzen diese Annahmen vor jeder Entscheidung.
| Posten | Open Source | Abonnement |
|---|---|---|
| Einrichtung | 15 Personentage, 13.500 Euro | 8 Personentage, 7.200 Euro |
| Betrieb oder Gebühr | 0,5 Personentage pro Monat, 27.000 Euro | 12.000 Euro pro Jahr, 60.000 Euro |
| Infrastruktur | eigene Angabe | meist SaaS beim Anbieter |
| Weiterbildung | eigene Angabe | eigene Angabe |
| Summe der angenommenen Posten | 40.500 Euro | 67.200 Euro |
Die Summen enthalten nur die ersten beiden Zeilen. Infrastruktur und Weiterbildung kommen mit eigenen Angaben dazu, und der Abstand zwischen den beiden Wegen schrumpft damit.
Welche Stellschraube die Rechnung kippt
Die Betriebszeit ist die empfindlichste Annahme. Ein halber Personentag pro Monat kostet bei 900 Euro je Tag über fünf Jahre 27.000 Euro, mehr als die gesamte Einrichtung. Jeder Monat mit mehr Betriebsaufwand verkleinert den Vorsprung von Open Source, den der Abstand der beiden Summen zeigt.
Beim Abonnement ist die Jahresgebühr der Hebel: Sie wirkt in jedem der fünf Jahre, die Einrichtung nur einmal. Ein durchgespielter Störungsfall zeigt zusätzlich, ob ein Vertrag die Gebühr wert ist oder ob das eigene Team den Fall trägt.
| Stellschraube | Open Source | Abonnement |
|---|---|---|
| Betrieb | Personentage pro Monat, wirken jeden Monat | Gebühr pro Jahr, wirkt jedes Jahr |
| Einrichtung | einmalig, im Beispiel 15 Personentage | einmalig, im Beispiel 8 Personentage |
| Fehlt in der Summe | eigene Infrastruktur, Weiterbildung | Weiterbildung |
| Upgrades | vom eigenen Team gesteuert | vom Anbieter vorgegeben |
Die Annahmen gehören mit dem Mengengerüst belegt, nicht geschätzt. Wie ein Team nach dem Start tatsächlich arbeitet, zeigt erst die Leistungskontrolle der automatisierten Abläufe.
Fünf Prüfschritte vor der Rechnung
- Prozesslandkarte und Mengengerüst erstellenVorgänge pro Monat, Beteiligte, Schnittstellen. Das Anforderungsprofil hilft dabei.
- Betriebsmodell festlegen und Verantwortliche für Updates und Monitoring benennen.
- FunktionsabgleichBPMN 2.0, DMN, Formulare, Freigaben, Konnektoren, Process Mining.
- Gesamtkosten über fünf Jahre rechnen, Lizenzen, Betrieb, Personal und Weiterbildung getrennt.
- Exit prüfenDatenexport, Modellübertragbarkeit und Kündigungsfristen vor der Unterschrift klären.
Die Reihenfolge ist Absicht. Erst das Mengengerüst macht die Personentage schätzbar, erst das Betriebsmodell zeigt, wer sie trägt. Der Einführungsaufwand fließt als Einrichtung in Schritt 4 ein.
Nachweise und Förderung in Deutschland
Der IT-Grundschutz des BSI verlangt dokumentierte Freigaben, definierte Schnittstellen und ein Berechtigungskonzept, abhängig von der Schutzbedarfseinstufung. Das gilt für selbst betriebene und gemietete Werkzeuge und ändert die Kostenrechnung nicht.
Wird ein Werkzeug als Cloud-Dienst gemietet, hilft der Kriterienkatalog C5 des BSI als Maßstab: Er spezifiziert Mindestanforderungen an sicheres Cloud Computing und richtet sich in erster Linie an professionelle Cloud-Anbieter, deren Prüfer und Kunden.
Das BMWK bündelt Hinweise zur Prozessautomatisierung und Förderung. Zuwendungen sind oft an ein dokumentiertes Einführungsvorhaben gebunden, in dem Personal- und Lizenzkosten auszuweisen sind. Wer getrennt rechnet, hat diese Angaben bereits.
Häufige Fragen
Welche Posten fehlen in der Beispielrechnung?
Beim Open-Source-Weg die eigene Infrastruktur, bei beiden Wegen die Weiterbildung. Diese Posten gehören getrennt in die Rechnung, damit der Abstand zwischen den Summen nicht zu groß wirkt.
Welche Annahme verändert die Rechnung am stärksten?
Die Betriebszeit beim Open-Source-Weg. Ein halber Personentag pro Monat macht über fünf Jahre bei 900 Euro je Tag 27.000 Euro aus, deshalb gehört sie zuerst belegt.
Wann lohnt sich ein kommerzielles Abonnement?
Wenn Betrieb, Updates und Reaktionszeiten vertraglich abgesichert sein müssen und das eigene Team das nicht dauerhaft leisten kann.
