Einführungsaufwand von Prozesswerkzeugen in Einrichtung, Schulung und Betreuung aufteilen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Trennen Sie Einrichtung, Schulung und Betreuung in drei Töpfe mit je einer verantwortlichen Person.
• Rechnen Sie in Personentagen, sobald Testdaten vorliegen.
• Setzen Sie je Topf ein Abbruchkriterium, bevor Sie Stunden festschreiben.
• Kalkulieren Sie Betreuung als Dauerposten, nicht als Projektrest.
• Prüfen Sie die Förderfähigkeit, bevor Sie die interne Belastung freigeben.

Drei Töpfe statt einer Summe

Einrichtung, Schulung und Betreuung sind drei verschiedene Arbeiten mit drei Verantwortlichen. Wer sie in einer Summe führt, sieht nur eine Zahl und kann nicht eingreifen. Wer sie trennt, erkennt früher, welcher Teil aus dem Ruder läuft.

Topf Einrichtung umfasst Konfiguration, Stammdatenimport und Testschnittstellen. Topf Schulung umfasst Konzept, Übungsmandant und Begleitung der ersten echten Vorgänge. Topf Betreuung umfasst Support, Pflege der Regeln und Freigabestrukturen.

Jeder Topf bekommt eine Zwischenphase mit messbarem Abbruchkriterium. Beispiel: mehr als zwei Prozent Abweichung beim Stammdatenimport, dann stoppt der Topf Einrichtung. Läuft die Einrichtung aus dem Ruder, betrifft das nicht automatisch die Schulung. Das ist der eigentliche Gewinn der Trennung.

Der Leitfaden Digitalisierung des BMWK beschreibt, wie Unternehmen digitale Prozesse planen und einführen (Leitfaden Digitalisierung des BMWK). Er liefert das Vorgehen, aber keine Personentage.

Aufwandsraster als Vorlage

Topf	Verantwortlich	Zwischenphase	Abbruchkriterium	Personentage Beispiel
Einrichtung	IT und Fachbereich	Stammdatenimport abgeschlossen	Abweichung über 2 Prozent bei 5 Testdatensätzen	12 intern, 6 extern
Schulung	Fachbereich	erste Freigabe im Testmandanten	unter 6 von 8 Personen ohne Hilfe	14
Betreuung	Administration	4 Wochen Alltagsbetrieb	über 2 ungeplante Supportfälle pro Woche	0,5 pro Monat

Die Schwellen sind gewählte Beispielwerte, keine belegte Erfahrungsgröße.

Beispielrechnung: rund 25.000 Euro im ersten Jahr

Annahmen offen gelegt: Dienstleister mit 20 Beschäftigten, interner Verrechnungssatz 60 Euro je Stunde, also 480 Euro je Personentag.

1. Einrichtung: 12 interne Personentage zu 480 Euro ergeben 5.760 Euro. Dazu 6 externe Personentage zu 1.100 Euro, also 6.600 Euro. Summe 12.360 Euro.
2. Schulung: 4 Personentage Vorbereitung plus 20 Beschäftigte mit je 4 Stunden, also 10 Personentage. 14 Personentage zu 480 Euro ergeben 6.720 Euro.
3. Betreuung: 0,5 Personentage pro Monat, im Jahr 6 Personentage zu 480 Euro, also 2.880 Euro.
4. Lizenzen und Wartung: 3.600 Euro im Jahr.

Gesamtaufwand im ersten Jahr: 25.560 Euro. Ohne Lizenzen bleiben 21.960 Euro. Die Betreuung ist der Posten, der jedes Jahr wiederkehrt.

Auf der Nutzenseite: Bringt das Werkzeug 1,5 Personentage pro Monat, sind das 18 Personentage im Jahr, also 8.640 Euro. Die Amortisation liegt rechnerisch bei knapp drei Jahren. Alles Beispiel, keine Zusage.

Was Förderung am Aufwand ändert

Die KfW führt einen Kredit für die Digitalisierung von Unternehmen (KfW-Kredit für Digitalisierung). Solche Programme senken die Auszahlung an Dritte, nicht die interne Arbeitszeit. Planen Sie die Personentage unabhängig von einer Förderzusage.

Klären Sie vor der Angebotsabgabe, welche Kostenpositionen anerkannt werden. Rechnen Sie den Rest als eigene Belastung und tragen ihn getrennt in das Aufwandsraster ein.

Schulung und Betreuung nüchtern kalkulieren

Die Webinarreihe #GemeinsamDigital der DIHK behandelt Digitalisierungsthemen in kurzen Formaten (Webinare der DIHK). Externe Formate ersetzen kein Fachkonzept, können aber Grundlagen abdecken und Vorbereitungstage senken.

Rechnen Sie die Betreuung nicht als Projektrest. Setzen Sie je Monat eine feste Zahl an Personentagen an und messen Sie die tatsächlichen Supportfälle dagegen. Steigt die Fallzahl über das Abbruchkriterium, ist das ein Änderungsbedarf am Prozess und keine Personalreserve.

Häufige Fragen

Wie viele Personentage sind typisch?

Belastbare Erhebungen liegen nicht vor. Nehmen Sie 25 bis 35 Personentage für Einrichtung und Schulung als Startwert und korrigieren Sie nach dem Stammdatenimport.

Welche Kostenpositionen gehören in die Betreuung?

Support, Pflege der Regeln, Freigabestrukturen und Lizenzen. Prüfen Sie je Position, ob sie einmalig oder wiederkehrend anfällt.

Wann rechnet sich die Einführung?

Teilen Sie die Einsparung in Personentagen durch den Jahresaufwand. Im Beispiel oben liegt die Amortisation bei knapp drei Jahren.

Kann ich den Aufwand pauschal einkaufen?

Externe Dienstleister liefern Personentage und Konfiguration. Die interne Zeit für Tests, Entscheidungen und Schulung bleibt bei Ihnen.