Wie hält man Rollen und Verantwortlichkeiten in der Prozessbeschreibung fest?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Jeder Prozessschritt braucht genau eine durchführende und eine gesamtverantwortliche Rolle.
• Die RACI-Matrix ordnet jedem Schritt vier Rollenarten zu.
• Rollenbezeichnungen statt Personennamen machen die Beschreibung dauerhaft lesbar.
• Vertretungen und Freigabegrenzen gehören ins gleiche Dokument wie der Ablauf.

Rollen statt Namen

Eine Prozessbeschreibung beschreibt Aufgaben, keine Menschen. Schreiben Sie deshalb "Teamleitung Personal" statt "Frau Meier". Bei Fluktuation bleibt die Beschreibung dann gültig, und neue Mitarbeitende finden sich schneller zurecht.

Vergeben Sie für jede Rolle drei Angaben: Aufgabenbereich, Entscheidungsbefugnis und Vertretung. Ohne Vertretungsregel bricht der Prozess beim Urlaub ab. Im Personalwesen betrifft das zum Beispiel die Freigabe von Arbeitsverträgen.

Halten Sie die Zahl der Rollen klein. Vier bis sechs Rollen je Prozess lassen sich in einer Matrix sauber darstellen. Mehr Spalten führen zu Zellen, die niemand mehr pflegt.

RACI in fünf Schritten aufbauen

Die RACI-Matrix ist die verbreitetste Darstellung. Die vier Buchstaben stehen für Responsible (durchführend), Accountable (gesamtverantwortlich), Consulted (beratend) und Informed (informiert).

1. Listen Sie alle Prozessschritte in der Reihenfolge ihrer Durchführung auf.
2. Sammeln Sie die beteiligten Rollen und tragen Sie sie als Spalten ein.
3. Vergeben Sie je Schritt genau ein A und mindestens ein R.
4. Prüfen Sie jede Zeile: Wer berät, wer wird nur informiert?
5. Gleichen Sie die Matrix mit den Rolleninhabern ab und versionieren Sie sie.

Ein Schritt mit zwei A ist ein Steuerungskonflikt. Zwei R sind dagegen üblich, wenn mehrere Stellen zusammenarbeiten. Das C sollte sparsam gesetzt werden, sonst dauert jede Abstimmung länger als die eigentliche Arbeit.

Beispiel: Einstellungsprozess im Personalwesen

Die Tabelle zeigt eine ausgefüllte Matrix für vier Schritte. Jede Zeile enthält genau ein A.

Prozessschritt	Teamleitung Fachbereich	HR Recruiting	HR Entgelt	Datenschutz
Bedarf melden	A	I	-	-
Stelle ausschreiben	C	A/R	-	C
Vertrag erstellen	C	A	R	I
Personalnummer anlegen	I	C	A/R	-

Das Kürzel A/R zeigt, dass eine Rolle den Schritt durchführt und zugleich die Gesamtverantwortung trägt. In kleinen Teams ist das der Normalfall. Bei wachsender Größe lohnt es sich, beide Rollen zu trennen.

Freigaben und Vertretungen festhalten

Verantwortung endet nicht bei der Durchführung. Notieren Sie, wer Ergebnisse abnimmt und bis zu welchem Betrag eine Rolle selbst entscheiden darf. Beispiel: Die Teamleitung genehmigt Einstellungen bis 60.000 Euro Jahresgehalt, darüber entscheidet die Bereichsleitung.

Wer Prozesse automatisiert, sollte Schnittstellen und Freigaben besonders sorgfältig beschreiben. Der IT-Grundschutz des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik beschreibt methodische Anforderungen an Freigabe- und Schnittstellensicherheit.

Automatisierte Schritte zuordnen

Auch ein automatisierter Schritt bleibt einer Rolle zugeordnet. Das System führt aus, die Fachseite trägt die Gesamtverantwortung und behebt Fehler. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz informiert über Förderung und Rahmenbedingungen der Prozessautomatisierung in Unternehmen.

Legen Sie vor der Einführung fest, welche Rolle Abbrüche bemerkt und wer den Wiederanlauf auslöst. Ohne diese Angabe bleibt bei Störungen unklar, wer handelt.

Begriffe einheitlich verwenden

Nutzen Sie in Matrix, Ablaufdiagramm und Arbeitsanweisung dieselben Rollenbezeichnungen. Das Basiswissen zu Normen und Standards beim Deutschen Institut für Normung erklärt, wie Normen Begriffe und Verfahren vereinheitlichen. Daran können Sie sich orientieren, wenn Ihr Unternehmen ohnehin nach Normen arbeitet.

Häufige Fragen

Reichen Rollen oder braucht es Namen?

Rollen reichen für die Prozessbeschreibung. Namen gehören in eine separate Kontaktliste, die Sie bei Wechseln aktualisieren.

Was passiert bei zwei gesamtverantwortlichen Rollen?

Das ist ein Steuerungskonflikt. Klären Sie, wer im Zweifel entscheidet, und streichen Sie das zweite A.

Wie oft muss die Matrix aktualisiert werden?

Bei jeder Prozessänderung und mindestens einmal jährlich. Prüfen Sie dabei auch Vertretungen und Freigabegrenzen.

Eignet sich RACI auch für automatisierte Schritte?

Ja. Der automatisierte Schritt bekommt eine Systemrolle als R, die fachliche Gesamtverantwortung bleibt bei einer Person.