Text und Grafik in der Prozessbeschreibung im Vergleich

Das Wichtigste auf einen Blick

Wofür sich textuelle Beschreibungen eignen

Text trägt Details, die eine Grafik nur als Randnotiz aufnimmt: Bedingungen, Fristen, Rechtsgrundlagen, Ausnahmen. In Confluence-Seiten oder Excel-Listen mit den Spalten Schritt, Eingabe, Ausgabe, Verantwortlich und Frist bleibt jede Zeile erweiterbar, ohne dass sich ein Layout verschiebt.

Zeilen lassen sich sortieren, filtern und in ein Wiki übertragen. Das erleichtert die Pflege, wenn Prozessschritte häufig wechseln.

Grenzen zeigen sich bei Verzweigungen. Wer einen Ablauf mit vielen Rücksprüngen nur beschreibt, verliert die Übersicht über die Pfade. Leser müssen die Reihenfolge selbst erschließen.

Was grafische Notationen leisten

Flussdiagramme nach ISO 5807 arbeiten mit wenigen Symbolen für Start, Entscheidung, Tätigkeit und Dokument. Fachabteilungen erlernen sie in kurzer Zeit, für überschaubare Abläufe genügt das. draw.io läuft im Browser und ist quelloffen, Microsoft Visio bindet Formen an Daten aus Excel oder SharePoint, der Bizagi Modeler ist in der Modellierung kostenlos.

BPMN 2.0 trennt Ereignisse, Aufgaben, Gateways und Pools. Damit lassen sich Übergaben zwischen Rollen und Organisationseinheiten abbilden. Der Lernaufwand ist höher, die Modelle sind dafür zwischen Werkzeugen austauschbar, weil die Notation als ISO/IEC 19510 festgelegt ist. Camunda verarbeitet solche Modelle in einer quelloffenen Engine, SAP Signavio führt Modellierung und Prozessanalyse in einer Plattform zusammen.

Beide Notationen sind zunächst freiwillig. Verbindlich werden sie erst, wenn Verträge, Gesetze oder Auflagen auf sie verweisen. Wie diese rechtliche Wirkung entsteht, erläutert DIN in der Erläuterung zu Normen und Recht.

Vergleichskriterien in der Übersicht

Nachteil der Grafik ist der Pflegeaufwand: Jede geänderte Frist verlangt einen Eingriff ins Modell, sonst weichen Bild und Text auseinander. Die Bewertung folgt dem Detaillierungsgrad, nicht der Qualität.

Einsatzbereiche und Kombination

Arbeitsanweisungen an einzelnen Arbeitsplätzen kommen oft mit einer nummerierten Schrittfolge und einer Spalte für Verantwortlichkeiten aus. Freigabeprozesse mit Rollen, Vertretungen und Fristen profitieren von einem Modell in BPMN 2.0.

Für den Aufbau hat sich diese Reihenfolge bewährt:

Automatisierungswerkzeuge lesen überwiegend Modelle, nicht Fließtext. Wer Abläufe technisch ausführen will, braucht deshalb eine maschinenlesbare Notation. Welche Rahmenbedingungen der Bund für die Automatisierung beschreibt, steht im BMWK-Überblick zur Prozessautomatisierung. Ein Werkzeug, das Modellierung, Formulare und Ausführung verbindet, ist SAP Build Process Automation. SAP listet die Funktionen von SAP Build Process Automation auf.

Häufige Fragen

Reicht ein Flussdiagramm als Prozessdokumentation?

Für einfache Abläufe ja. Sobald Ausnahmen, Fristen oder Rechtsgrundlagen hinzukommen, braucht es ergänzenden Text.

Muss ein Prozess in BPMN 2.0 modelliert werden?

Nein. BPMN lohnt sich, wenn Modelle zwischen Werkzeugen oder Partnern ausgetauscht werden. Ein Flussdiagramm genügt, solange nur Menschen es lesen.

Welche Werkzeuge decken beide Formen ab?

SAP Signavio und Camunda verbinden Modelle mit Beschreibungen und Versionsständen. Reine Zeichenprogramme wie draw.io liefern nur die Grafik, den Text pflegt der Fachbereich daneben.

Wer pflegt Text und Modell?

Fachbereich und IT gemeinsam, weil Fachlichkeit und Werkzeugkenntnis selten in einer Rolle zusammenfallen.