Aufgabenketten
Teil von Prozesse beschreiben mit einem Leitfaden für Aufgabenketten und Rollen
5 Aufnahmekriterien für eine gute Prozessbeschreibung
Aufnahmekriterien für Prozessbeschreibung: fünf Kriterien mit Prüffragen, Bezug auf DIN EN ISO 9001 und ein Ablauf in vier Schritten für die Qualitätsprüfung.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Fünf Kriterien entscheiden über die Qualität: Vollständigkeit, Eindeutigkeit, Verständlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Aktualität.
- Jedes Kriterium lässt sich mit einer Prüffrage testen, die nur Ja oder Nein zulässt.
- DIN EN ISO 9001 fordert dokumentierte Information in erforderlichem Umfang, schreibt aber kein Format vor.
- Typische Fehlerbilder zeigen schneller als langes Lesen, an welcher Stelle eine Beschreibung Lücken hat.
Was die DIN EN ISO 9001 fordert
Abschnitt 4.4 der DIN EN ISO 9001:2015 verlangt, dass eine Organisation ihre Prozesse sowie deren Eingaben, Ausgaben, Wechselwirkungen und Bewertungskriterien bestimmt. Abschnitt 7.5 regelt, wie dokumentierte Information erstellt, aktualisiert und gelenkt wird. Ein bestimmtes Format ist nicht vorgeschrieben: Tabelle, Fließtext und Modell sind zulässig. Wie solche Normen aufgebaut sind und was sie regeln, erläutert das DIN in seinen Grundlagen zu DIN-Normen. Verbindlich bleibt die Lenkung: Kennzeichnung, Freigabe und Gültigkeit müssen erkennbar sein.
Die fünf Kriterien und ihre Prüffragen
Die Tabelle ordnet jedem Kriterium eine Frage zu, die sich auch im Audit stellen lässt.
| Kriterium | Prüffrage | Typischer Fehler |
|---|---|---|
| Vollständigkeit | Sind Auslöser, Ende, Eingaben, Ausgaben, Rollen und Schnittstellen benannt? | Der Prozess startet ohne definierten Auslöser. |
| Eindeutigkeit | Hat jeder Schritt eine Bezeichnung, eine verantwortliche Rolle und ein Ergebnis? | Zwei Rollen bearbeiten denselben Schritt ohne Abgrenzung. |
| Verständlichkeit | Kann eine neue Mitarbeiterin den Ablauf ohne Rückfrage nachvollziehen? | Fachbegriffe bleiben unerklärt. |
| Nachvollziehbarkeit | Lässt sich jede Entscheidung auf eine Regel, ein Formular oder ein Dokument zurückführen? | Freigabegrenzen und Entscheidungsregeln fehlen. |
| Aktualität | Passen Version, Freigabedatum und Verantwortlicher zur gelebten Praxis? | Die Beschreibung weicht von der Praxis ab. |
Bei der Vollständigkeit zählt der Umfang: Auslöser, Ende, Eingaben, Ausgaben, Rollen, Schnittstellen sowie benötigte Systeme und Formulare. Fehlt eine dieser Angaben, bricht die Beschreibung an der ersten Schnittstelle ab.
Eindeutigkeit heißt: ein Schritt, eine Bezeichnung, eine verantwortliche Rolle. Formulierungen wie "wird geprüft" ohne Zuordnung lassen offen, wer handelt und wann der Schritt abgeschlossen ist.
Nachvollziehbarkeit bindet Entscheidungen an Regeln. Freigabegrenzen, Eskalationswege und Bezugsdokumente gehören deshalb in die Beschreibung, nicht in mündliche Absprachen. Verständlichkeit und Aktualität hängen zusammen: Was niemand ohne Rückfrage liest, wird nach der nächsten Umstellung auch nicht gepflegt.
In vier Schritten prüfen
- Grenzen abstecken: Auslöser, Ergebnis und beteiligte Rollen notieren.
- Beschreibung gegen die fünf Kriterien lesen und jede Lücke mit Fundstelle festhalten.
- Einen realen Fall vom Start bis zum Ergebnis durchspielen.
- Freigabe, Prüftermin und Version dokumentieren.
Wer die Prüfung in ein Managementsystem einbettet, findet beim DIN Hinweise dazu, wie Normen angewendet werden.
Wann Automatisierung aufsetzen kann
Erst eine eindeutige und vollständige Beschreibung macht Schnittstellen und Datenfelder sichtbar, die sich automatisieren lassen. Welche Rahmenbedingungen und Förderwege für solche Vorhaben gelten, bündelt das BMWK unter Prozessautomatisierung.
Häufige Fragen
Wie oft muss eine Prozessbeschreibung aktualisiert werden?
DIN EN ISO 9001 nennt kein Intervall. Üblich ist eine jährliche Prüfung plus eine Anlassprüfung, sobald sich Rollen, Systeme oder Freigabegrenzen ändern.
Reicht ein Ablaufdiagramm als Prozessbeschreibung?
Nur selten. Ein Diagramm trägt die Verständlichkeit, lässt aber Rollen, Eingaben und Entscheidungsregeln offen. Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit bleiben dann unerfüllt.
Wie prüfen Auditoren die Beschreibung?
Sie sehen nach, ob dokumentierte Information vorhanden, gelenkt und mit der gelebten Praxis konsistent ist. Fehlt die Freigabe oder die Version, entsteht daraus eine Abweichung.
Was unterscheidet Prozessbeschreibung und Arbeitsanweisung?
Die Prozessbeschreibung zeigt den Ablauf über Rollen und Schnittstellen hinweg. Die Arbeitsanweisung erklärt einem Arbeitsplatz, wie ein einzelner Schritt ausgeführt wird.