Prozessautomatisierung planen mit Werkzeugklasse Freigabe Schnittstelle und Kosten

Das Wichtigste auf einen Blick

• Vier Festlegungen strukturieren das Vorhaben: Werkzeugklasse, Freigabeschritt, Schnittstellenumfang und Kostenrahmen.
• Die Werkzeugklasse folgt der Aufgabenkette: RPA für Bedienschritte, BPM-Suite für modellierte Prozesse, Workflow-Engine für Systemkopplungen.
• Freigaben bleiben ein eigener Schritt mit Rolle, Frist, Vertretung und Protokoll.
• Schnittstellen brauchen dokumentierte Rechte, Datenstandort und Fehlerregeln.
• Kosten bestehen aus Einrichtung, Lizenz und internem Zeitaufwand; der Pilotbetrieb gehört in die Rechnung.

In fünf Schritten zur Entscheidungsvorlage

Die Planung läuft chronologisch. Jeder Schritt liefert ein Ergebnis, das der nächste Schritt voraussetzt. Die Wochenangaben sind Richtwerte für ein Vorhaben mit 20 bis 50 Nutzern.

1. Aufgabenkette aufnehmen (Woche 1 bis 2, Prozessmanagement). Erfasst werden wiederkehrende Schritte, Mengengerüst pro Monat, Bearbeitungszeit, Fehlerquote und beteiligte Systeme. Ergebnis: dokumentierte Kette.
2. Werkzeugklasse eingrenzen (Woche 2 bis 3, IT-Leitung). Aus der Kette wird die Klasse abgeleitet und die Anbieterliste auf zwei bis drei begrenzt. Ergebnis: Shortlist mit Betriebsmodell.
3. Freigaben festlegen (Woche 3, Fachbereich und Revision). Entscheidungspunkte, Betragsgrenzen, Vier-Augen-Prinzip, Vertretung und Eskalationsfrist werden schriftlich fixiert. Ergebnis: Freigabematrix.
4. Schnittstellen erheben (Woche 4, IT-Betrieb). Systeme, Datenrichtung, Zugriffsrechte, Fehlerbehandlung und Schutzbedarf kommen in eine Liste. Ergebnis: Schnittstellenverzeichnis.
5. Kosten und Pilot festlegen (Woche 5 bis 6, Controlling). Einmalige und laufende Positionen werden gerechnet, der Pilot auf eine Kette und eine Nutzergruppe begrenzt. Ergebnis: Entscheidungsvorlage.

Werkzeugklassen nach Aufgabenkette wählen

RPA, BPM-Suite und Workflow-Engine unterscheiden sich darin, was sie automatisieren. RPA bildet Bedienschritte in bestehenden Oberflächen nach und trägt, wenn keine Schnittstelle vorhanden ist. Eine BPM-Suite modelliert Prozesse, wertet Protokolldaten aus und überwacht Laufzeiten. Eine Workflow-Engine führt Prozessmodelle aus und koppelt Systeme über Dienste.

SAP verbindet unter dem Stichwort Software für die Automatisierung von Geschäftsprozessen Automatisierung und Low Code auf einer Plattform. Formulare, Entscheidungen und Roboter laufen dort in einer Umgebung. Ob eine Plattform genügt oder zwei Werkzeuge nötig sind, entscheidet die Zahl der angebundenen Systeme.

Camunda ist ein in Berlin gegründeter Anbieter einer Workflow- und Entscheidungsengine. Prozesse werden in BPMN modelliert, Regeln in DMN gepflegt. Die Engine ist als Open-Source-Kern verfügbar, kommerzielle Varianten ergänzen Betrieb und Support. Solche Engines passen, wenn die Ausführung im eigenen Rechenzentrum bleiben soll.

SAP Signavio bündelt Prozessmodellierung, Process Mining und Prozessmanagement. Das in Berlin gegründete Unternehmen gehört seit 2021 zu SAP. Solche Suiten liefern die Datengrundlage für die Werkzeugwahl, führen den Prozess aber nicht in jedem Fall selbst aus.

Nintex steht für Workflow-Automatisierung mit Formularen, Freigaben und Dokumentenflüssen. Der Anbieter hat seinen Hauptsitz in den USA. Vor der Vergabe sind Auftragsverarbeitungsvertrag, Datenstandort, Unterauftragsverarbeiter und Löschkonzept zu prüfen.

Die folgende Übersicht ordnet die vier Klassen ein. Die Prüfpunkte stammen aus der Planung, nicht aus Anbieterangaben.

Werkzeugklasse	Typische Aufgabe	Bekanntes Beispiel	Prüfpunkt
RPA	Bedienschritte in Altsystemen ohne Schnittstelle	UiPath, Microsoft Power Automate	Pflegeaufwand bei Oberflächenänderungen
BPM-Suite	Modellierung, Process Mining, Monitoring	SAP Signavio	Aufwand für die Prozessaufnahme
Workflow-Engine	Ausführung von Modellen, Kopplung von Systemen	Camunda	Betrieb und Pflege der Entscheidungsregeln
Low-Code-Plattform	Formulare, Freigaben, Dokumentenflüsse	SAP Build Process Automation, Nintex	Lizenzmodell und Datenstandort

Für den Funktionsvergleich führt SAP eine eigene Übersicht zu SAP Build Process Automation. Solche Raster helfen bei der Auswahl, ersetzen aber keine Mengenangabe. Erst die Zahl der Vorgänge pro Monat zeigt, welches Lizenzmodell trägt.

Eine Mischung aus zwei Klassen ist üblich. Eine Formular- oder Board-Automatisierung übernimmt die Aufgabenzuweisung, das ERP-System die Belegprüfung. Die Planung legt deshalb die Abfolge der benötigten Funktionen fest und nicht ein einzelnes Produkt.

Freigaben und Schnittstellen als Regelwerk festlegen

Eine Freigabe ist ein eigener Zustand im Prozess. Sie hat eine Rolle, eine Frist, eine Vertretung und ein Protokoll. Automatisiert werden Vorbereitung, Erinnerung und Eskalation. Die Entscheidung bleibt bei einer benannten Person, sonst ist der Schritt im Audit nicht belastbar.

Sinnvoll ist eine Freigabematrix mit vier Angaben: Auslöser, Rolle, Betragsgrenze und Eskalationsfrist. Ein Beispiel aus der Rechnungsprüfung: Eingangsrechnung über 2.500,00 Euro netto, Freigabe durch die Teamleitung, Eskalation an die Bereichsleitung nach drei Werktagen.

Dokumentenflüsse brauchen eine eigene Regel. Wer ein Dokument erhält, bestätigt es innerhalb einer Frist, das System erinnert regelmäßig, und die verantwortliche Stelle sieht eine Übersicht aller offenen Bestätigungen. Dieses Muster passt für Richtlinien und Nachweise, nicht für Zahlungsfreigaben.

Das Schnittstellenverzeichnis erfasst je Verbindung sechs Angaben: sendendes und empfangendes System, Richtung, Format, Frequenz, technisches Konto und Verhalten im Fehlerfall. Ohne Fehlerregel entstehen doppelte Belege oder stille Ausfälle.

Methodische Anforderungen an Rechte, Protokollierung und Schnittstellen ergeben sich aus dem IT-Grundschutz des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik. Der Standard beschreibt, wie Schutzbedarf ermittelt und in Maßnahmen übersetzt wird. Diese Maßnahmen lassen sich auf einzelne Prozessschritte und Verbindungen anwenden.

Technische Konten für die Automatisierung erhalten nur die Rechte, die der jeweilige Schritt benötigt. Wer schreibend auf Belege zugreift, braucht eine eigene Kennung und eine Protokollierung. Diese Trennung erleichtert die Fehlersuche und begrenzt den Schaden bei einem kompromittierten Zugang.

Bei Diensten außerhalb der EU gehören Auftragsverarbeitungsvertrag, Datenstandort und Unterauftragsverarbeiter in die Prüfliste. Für Schnittstellen mit personenbezogenen Daten ist die Rechtsgrundlage nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung zu dokumentieren.

Kostenpositionen: Lizenz, Einrichtung und Personal

Automatisierte Prozesse verursachen laufenden Aufwand: geänderte Schnittstellen, angepasste Regeln, Nachweise für Prüfungen. Das Management der Informationssicherheit nach BSI-Grundschutz beschreibt, wie solche Aufgaben in einen wiederkehrenden Zyklus aus Planen, Umsetzen, Prüfen und Verbessern kommen.

Kosten entstehen in vier Positionen: Einrichtung und Beratung, Lizenz, interner Personalaufwand und Betrieb. Lizenzmodelle rechnen pro Nutzer, pro Roboter oder pro Ausführung. Das Modell beeinflusst die Gesamtkosten stärker als der Listenpreis pro Einheit.

Beispielrechnung mit eigenen Annahmen

Die folgende Rechnung ist ein eigenes Beispiel und kein Anbieterangebot. Alle Beträge sind netto zzgl. 19 Prozent Umsatzsteuer. Angesetzt sind 45,00 Euro Bruttostundenlohn, 40 Prozent Zuschläge und eine Laufzeit von zwölf Monaten.

Position	Rechnung	Betrag
Einrichtung und Beratung	10 Beratertage zu 1.200,00 Euro	12.000,00 Euro einmalig
Interne Projektzeit	200 Stunden zu 63,00 Euro	12.600,00 Euro einmalig
Lizenz	20 Nutzer zu 25,00 Euro pro Monat	6.000,00 Euro jährlich
Betrieb und Pflege	80 Stunden zu 63,00 Euro	5.040,00 Euro jährlich

Im ersten Jahr ergeben sich 35.640,00 Euro netto, das sind 42.411,60 Euro inklusive 19 Prozent Umsatzsteuer. Ab dem zweiten Jahr bleiben 11.040,00 Euro netto pro Jahr für Lizenz und Betrieb.

Die Personalrate von 63,00 Euro pro Stunde entsteht aus 45,00 Euro Bruttostundenlohn plus 20 Prozent Lohnzusatzkosten plus 20 Prozent für Fehlzeiten und Sonderzahlungen. Eigene Sätze weichen ab. Die verwendeten Zuschläge gehören in die Vorlage, damit die Annahmen prüfbar bleiben.

Ein Pilot mindert das Risiko: eine Kette, eine Nutzergruppe, zwei bis drei Monate Laufzeit und vorab definierte Abbruchkriterien. Nach dem Pilot fällt die Entscheidung über den Rollout mit Zahlen aus dem eigenen Betrieb.

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz bündelt auf seiner Seite Förderung und Rahmenbedingungen für Prozessautomatisierung. Gefördert werden häufig Einführung und Beratung, seltener der laufende Betrieb. Die Betriebskalkulation bleibt deshalb in der Entscheidungsvorlage.

Häufige Fragen

Welche Werkzeugklasse passt zu einer Aufgabenkette mit Belegen?

Belegketten mit Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung gehören zu einer BPM-Suite oder einem ERP-nahen Werkzeug. Für Ketten ohne Schnittstelle, etwa die Datenübernahme aus Altsystemen, passt RPA. Eine Workflow-Engine übernimmt Prozesse, die über Dienste mehrere Systeme verbinden.

Wie viele Freigabestufen sind sinnvoll?

Als Startpunkt genügen eine Stufe unterhalb einer Betragsgrenze und eine zweite darüber. Wichtiger als die Zahl ist die Vollständigkeit: Rolle, Vertretung, Frist und Protokoll. Jede zusätzliche Stufe verlängert die Durchlaufzeit und muss begründet werden.

Welche Angaben gehören in ein Schnittstellenverzeichnis?

Je Verbindung werden sendendes und empfangendes System, Richtung, Format, Frequenz, technisches Konto mit minimalen Rechten sowie das Verhalten bei Fehlern erfasst. Dazu kommen Schutzbedarf und Datenstandort.

Wie hoch sind die Kosten im ersten Jahr, und wie lässt sich das Vorhaben finanzieren?

Im Beispiel mit 20 Nutzern und einer Kette sind es 35.640,00 Euro netto im ersten Jahr, davon 24.600,00 Euro einmalig. Die Werte sind eigene Annahmen, keine Anbieterpreise. Für die Vorfinanzierung nennt die KfW einen Kredit für die Digitalisierung von Unternehmen; Konditionen und Antragsweg stehen auf der Seite des Förderinstituts.