Auslöser, Zeitplan und Zahlungsstatus für automatisierte Abläufe festlegen

Das Wichtigste auf einen Blick

Ereignis-Trigger starten sofort, Zeitplan-Trigger prüfen in festen Intervallen.
Jeder Auslöser braucht ein eindeutiges Erkennungsmerkmal, sonst entstehen Doppelvorgänge.
Cron-Jobs laufen in der Zeitzone Europe/Berlin und in einem bekannten Wartungsfenster.
Der Zahlungsstatus kommt aus dem Abgleich mit Bankumsätzen, nicht aus manuell gesetzten Feldern.
Jede Statusänderung wird mit Zeitstempel protokolliert.

Auslöser im Auftragsdurchlauf festlegen

Ein Auftragsdurchlauf startet selten an einer Stelle. Bestelleingang per E-Mail, Dateiablage im überwachten Ordner, Webformular oder Schnittstelle des Shopsystems: Jede Quelle ist ein eigener Auslöser.

Legen Sie für jeden Auslöser drei Dinge fest: Erkennungsmerkmal, Pflichtfelder und Verantwortlichen für Fehlerfälle. Ein E-Mail-Trigger darf nicht allein auf den Betreff hören. Prüfen Sie Absender, Anhangtyp und Auftragsnummer im Text.

Dateiablagen brauchen Regeln für halb geschriebene Dateien. Liest der Ablauf eine CSV, während sie noch entsteht, verarbeitet er unvollständige Datensätze. Lassen Sie Dateien zuerst in einen Ordner wie eingang wandern und lesen Sie nur dort.

Öffentliche Auftraggeber verlangen elektronische Rechnungen in einem festen Format. Die Verordnung über den elektronischen Rechnungsaustausch (ERechV) regelt Format und Schnittstellen. Eine XRechnung kommt damit als XML-Datei an, nicht als PDF.

Zeitliche Steuerung mit Cron-Jobs

Cron-Jobs arbeiten nach fünf Feldern: Minute, Stunde, Tag, Monat, Wochentag. Der Ausdruck 0 6 * * 1-5 startet montags bis freitags um 6:00 Uhr. Für den Zahlungsabgleich genügen meist zwei Läufe pro Werktag.

Planen Sie keine Minutentakte. Jeder Lauf erzeugt Last auf Datenbank und Schnittstelle. Bankumsätze werden ohnehin in Stapeln bereitgestellt, ein Lauf alle 15 Minuten bringt selten einen Vorteil. Werkzeuge wie SAP Build Process Automation bringen Auslöser und Zeitpläne als konfigurierbare Bausteine mit.

Fristen gehören als Werte in eine Tabelle, nicht in den Ablaufcode. Mahnlauf nach 14 Tagen, zweite Mahnung nach weiteren 14 Tagen, Übergabe an das Inkasso nach 45 Tagen: Diese Werte lassen sich zentral ändern.

Trigger, Zeitplan und Statusprüfung im Überblick

Vorgang	Auslöser	Zeitliche Steuerung	Statusabfrage
Bestelleingang	neue E-Mail im Auftragspostfach	sofort, Postfachprüfung alle 5 Minuten	Auftragsnummer vorhanden
Belegimport	Datei im Ordner eingang	alle 15 Minuten, 7:00 bis 19:00 Uhr	Pflichtfelder je Zeile vollständig
Rechnungsversand	Auftrag freigegeben	werktags 8:00 und 14:00 Uhr	Freigabestatus im System
Zahlungsabgleich	Kontoauszug abgerufen	werktags 6:30 und 15:30 Uhr	offene Posten gegen Bankumsatz
Mahnlauf	Fälligkeitsdatum überschritten	werktags 7:00 Uhr	Zahlungsstatus, offener Betrag

Zahlungsstatus über DATEV und Bankabgleich klären

Der Zahlungsstatus ist die wichtigste Statusabfrage im Auftragsdurchlauf. Verlassen Sie sich nicht auf ein Feld, das Mitarbeiter manuell setzen. Lesen Sie den Status aus dem Abgleich zwischen offenen Posten und Bankumsatz.

In DATEV Unternehmen online steht der Zahlungsabgleich je Beleg bereit. Der Ablauf setzt eine Rechnung erst auf bezahlt, wenn Betrag und Verwendungszweck eindeutig passen. Bei Teilzahlungen bleibt der Posten offen und erhält einen Teilstatus.

Beispielrechnung: Eine Rechnung lautet über 2.380,00 Euro netto, mit 19 Prozent Umsatzsteuer sind das 2.832,20 Euro brutto. Gehen 2.832,20 Euro mit der Rechnungsnummer im Verwendungszweck ein, schließt der Ablauf den Posten. Fehlen 100,00 Euro, bleibt er offen.

Dokumentenflüsse müssen nachvollziehbar bleiben. Die Vorschrift zur ordnungsmäßigen Buchführung nach § 146 AO verlangt vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Erfassung. Jede Statusänderung braucht deshalb einen Protokolleintrag mit Zeitstempel und Kennung des technischen Kontos.

Für die Ablage gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO mit sechs und zehn Jahren je Belegart. Das Archiv sollte nicht am selben Trigger hängen wie der Versand. Sonst liegt ein Beleg bei einem Fehler doppelt oder gar nicht im Archiv.

Prüfliste vor dem ersten produktiven Lauf

Trigger benennen und drei Testfälle notieren: Normalfall, Doppeleingang, fehlende Pflichtfelder.
Zeitplan festlegen und im Protokoll prüfen, ob die Läufe zur erwarteten Uhrzeit starten.
Statusabfrage gegen die echte Datenquelle testen, nicht gegen eine Beispieldatei.
Fehlerweg festlegen: Wer erhält die Meldung, und nach welcher Zeit wird eskaliert?
Nach zwei Wochen Laufzeit das Log auswerten und unnötige Läufe streichen.

Häufige Fragen

Welche Auslöser eignen sich für den Bestelleingang?

E-Mail-Eingang, Dateiablage, Webformular und Shopschnittstelle. Entscheidend ist ein eindeutiges Erkennungsmerkmal je Kanal.

Wie oft sollte der Zahlungsabgleich laufen?

Zweimal pro Werktag genügen meist, weil Bankumsätze in Stapeln bereitgestellt werden. Häufigere Läufe erzeugen unnötige Last.

Warum reicht ein manuell gesetztes Feld für den Zahlungsstatus nicht?

Es veraltet, sobald eine Zahlung eingeht oder zurückgeht. Der Abgleich mit dem Bankumsatz liefert den belastbaren Stand.

Welche Fristen gelten für das Archiv?

Sechs Jahre für Handelsbriefe, zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse nach § 147 AO.

Was passiert bei einem doppelten Auslöser?

Ohne Sperrvermerk entstehen zwei Vorgänge. Nutzen Sie die Vorgangsnummer als eindeutigen Schlüssel und verwerfen Sie Wiederholungen.