Freigaben
Freigabeprozesse in Berlin gestalten: EGovG Bln, OZG und die Rolle der Senatskanzlei
Berliner Freigabeprozesse zwischen EGovG Bln, OZG und E-Akte: Rolle der Senatskanzlei, EfA-Prinzip, Nachweisabruf bei acht Leistungen und eine Checkliste.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Rechtsrahmen in Berlindas E-Government-Gesetz Berlin (EGovG Bln) und das bundesweite Onlinezugangsgesetz (OZG).
- Die Senatskanzlei lenkt den Prozess strategisch und steuert die OZG-Umsetzung.
- Das EfA-Prinzip ("Einer für Alle") teilt Entwicklung und Betrieb einer Leistung zwischen Ländern.
- Die Berliner Basiskomponente Nachweisabruf holt Nachweise für acht Leistungen automatisch in den Antrag.
- Für die Prozessbeschreibung zählen Rollen, Nachweise und der Weg in die E-Akte.
Rechtsrahmen: EGovG Bln und OZG
Zwei Regelwerke prägen, wie Berliner Behörden Freigaben digital führen. Das eine ist landesrechtlich, das andere bundesweit. Beide wirken zusammen, aber sie regeln Verschiedenes.
Das E-Government-Gesetz-Berlin (EGovG Bln) legt die rechtlichen Grundlagen für digitale Verwaltungsprozesse in Berlin fest. Innerhalb der Behörden sollen Vorgänge von Anfang bis Ende digital bearbeitet werden. Die Senatskanzlei ist dafür verantwortlich, diesen Prozess strategisch zu lenken und weiterzuentwickeln.
Das Onlinezugangsgesetz setzt den Rahmen für die Leistungen nach außen. Für alle Behörden von Bund, Ländern und Kommunen gilt die Vorgabe, 575 Verwaltungsleistungen zu digitalisieren. Das Berliner OZG-Angebot nennt mehr als 400 Dienste, die bereits online verfügbar sind.
Auch der Bund hat sich verpflichtet: Nach § 6 des E-Government-Gesetzes des Bundes muss er für seine wesentlichen elektronischen Verwaltungsleistungen eine vollständige elektronische Abwicklung sicherstellen. Das betrifft Bundesbehörden, nicht die Berliner Verwaltung. Für die Prozessgestaltung in Berlin gelten die Berliner Vorgaben.
Wer in Berlin steuert
Eine Freigabe im Amt hängt an Zuständigkeiten. Wer sie beschreibt, muss wissen, wer entscheidet und wer die Vorgaben setzt. Berlin bündelt die Steuerung an wenigen Stellen.
Die Senatskanzlei steuert die Umsetzung des OZG, berät und unterstützt vor Ort. Zuständig ist dort die Einheit für IKT-Steuerung, Digitalisierung und Modernisierung der Verwaltung, Bürgerdienste und Ordnungsämter. Für die E-Akte nennt das Land eine landesweite Bedeutung: Die Einführung der elektronischen Akte gehört zu den großen Vorhaben.
Gremien begleiten das. Neue Ideen für die Digitalisierung und Verwaltungsmodernisierung entstehen im Berliner IKT-Lenkungsrat und im Digitalkabinett, auf Bundesebene im IT-Planungsrat. Ein Digitalisierungs-Dashboard des Landes zeigt, wie weit Verwaltungsleistungen digital verfügbar sind. Wer eine Leistung neu beschreibt, kann dort den Stand prüfen.
Das EfA-Prinzip
EfA steht für "Einer für Alle". Ein Bundesland oder mehrere Länder entwickeln und betreiben eine Dienstleistung zentral, die anderen Länder und Kommunen können sie mit- oder nachnutzen. Für Freigabeprozesse heißt das: Der Antragsweg kann von außen kommen, die Prüfung und Entscheidung bleiben im Amt.
Freigabe mit Nachweisabruf
Ein Freigabeprozess lebt von Nachweisen. Wer Elterngeld beantragt, legt die Geburtsurkunde vor. Viele Nachweise liegen in der Verwaltung bereits vor, aber oft nicht bei der zuständigen Behörde. Sie müssen angefordert und dem Antrag beigefügt werden.
Hier setzt die Berliner Basiskomponente Nachweisabruf an. Sie unterstützt das Once-Only-Prinzip: Angaben sollen nur einmal an die Verwaltung gehen. Digitale Nachweise werden automatisch in Anträge eingefügt, wenn eine Zustimmung vorliegt. Berlin hat die Komponente entwickelt, andere Länder sollen sie nachnutzen.
Sie wird bei diesen Leistungen genutzt:
- Führungszeugnis
- Geburtsurkunde und Geburtsbescheinigung
- Genossenschaftsregister
- Gewerbezentralregister
- Handelsregister
- Meldebescheinigung und Melderegisterauskunft
- Schuldnerverzeichnis
- Vereinsregister
Für die Prozessbeschreibung bedeutet das einen Schritt weniger für Antragstellende, aber einen Schritt mehr im Ablauf: Die Behörde muss festlegen, welche Nachweise abgerufen werden, wer die Zustimmung prüft und wo der Abruf dokumentiert wird. Die Beteiligten und Regeln gehören in dieselbe Beschreibung.
Beispiel: Elterngeld-Antrag im Berliner Ablauf
Das Beispiel zeigt eine mögliche Beschreibung, keine amtliche Vorgabe. Die Schritte ergeben sich aus den oben genannten Bausteinen.
- Antrag online stellen und Einwilligung zum Nachweisabruf erteilen.
- Geburtsurkunde automatisch in den Antrag einfügen lassen.
- Sachbearbeitung prüft Vollständigkeit und Plausibilität.
- Zweite Person gibt nach dem Vier-Augen-Prinzip frei, wenn die Behörde das festlegt.
- Bescheid ergeht elektronisch, der Vorgang wird in der E-Akte abgelegt.
Wo Schritt 4 verlangt wird, entscheidet die jeweilige Behörde. Wer Schritt 2 anders löst, etwa durch Papiernachweise, schreibt das im Ablauf als Ausnahme fest.
Checkliste für die Prozessbeschreibung in einer Berliner Behörde
Die Liste fasst zusammen, was eine Beschreibung klären sollte, bevor Software ins Spiel kommt.
- Die Rollen und Verantwortlichkeiten für Prüfung, Freigabe und Nachbesserung sind schriftlich festgelegt.
- Es steht fest, welche Nachweise der Nachweisabruf liefert und welche weiterhin eingereicht werden.
- Die Einwilligung zum Abruf ist als Schritt im Ablauf beschrieben.
- Die Prüffragen der Datenschutzbeauftragten sind vorab beantwortet.
- Die Schnittstellen zwischen Antragsportal, Fachverfahren und E-Akte sind benannt, jeweils mit Format, Richtung und Testszenario.
- Die Beschreibung erfüllt die Aufnahmekriterien für gute Prozessbeschreibungen.
