Aufgabenketten
Teil von Freigabeprozesse gestalten mit Beteiligten und Regeln
Was kosten Freigabeprozesse an Zeitaufwand und Betriebsausgaben?
Kosten von Freigabeprozessen berechnen: Personalzeit, Lizenzkosten und eine Beispielrechnung für einen Betrieb mit 50 Mitarbeitern in Euro pro Jahr.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Freigabekosten bestehen überwiegend aus Personalzeit für Prüfen, Rückfragen und Dokumentieren.
- Für einen Betrieb mit 50 Mitarbeitern ergibt die Beispielrechnung rund 58.500 € pro Jahr.
- Lizenzen für Workflow-Tools kosten üblicherweise 10 bis 25 € je Nutzer und Monat.
- Wartezeit und Nacharbeit sind indirekte Kosten, die selten erfasst werden.
- Ohne Vollkostensatz je Arbeitsstunde bleibt jede Rechnung unvollständig.
Diese Kostenpositionen gehören in die Rechnung
Freigabeprozesse verursachen direkte und indirekte Kosten. Direkt messbar sind Personalzeit und Softwarelizenzen. Indirekt wirken Liegezeiten, Nacharbeit und Prüfaufwand.
Zur Personalzeit zählen fünf Tätigkeiten: Vorgang anlegen, fachlich prüfen, Rückfragen klären, entscheiden und dokumentieren. Jede Tätigkeit verbraucht Arbeitsstunden, unabhängig davon, ob sie per E-Mail, in einer Tabelle oder in einem Workflow-Tool anfällt.
Indirekte Kosten entstehen durch Wartezeit. Ein Vorgang, der drei Tage auf eine Freigabe wartet, bindet Kapital und verzögert Folgeprozesse. In der Freigabestatistik erscheint diese Position nicht.
Bewertet wird die Personalzeit mit dem Vollkostensatz je Arbeitsstunde, nicht mit dem Bruttogehalt. Arbeitgeberanteile, Sachkosten und unproduktive Zeiten erhöhen den Satz. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz beschreibt, wie Prozessautomatisierung Durchlaufzeiten verkürzt.
Beispielrechnung für einen Betrieb mit 50 Mitarbeitern
Angesetzt werden 25 Mitarbeiter mit regelmäßigen Freigaben und 6 Führungskräfte mit Entscheidungsbefugnis. Der Vollkostensatz beträgt 41,60 € je Stunde für Mitarbeiter und 62,00 € für Führungskräfte. Gerechnet werden 46 Arbeitswochen.
Mitarbeiter: 25 Personen × 4 Freigaben × 6 Minuten ergeben 600 Minuten pro Woche, also 10 Stunden. Über 46 Wochen sind das 460 Stunden. Bei 41,60 € je Stunde entstehen 19.136 €.
Führungskräfte: 6 Personen × 5 Freigaben × 20 Minuten ergeben ebenfalls 10 Stunden pro Woche. Über 46 Wochen sind das 460 Stunden. Bei 62,00 € je Stunde entstehen 28.520 €.
Show the numbers
| Personalzeit Mitarbeiter | 19.136 |
|---|---|
| Personalzeit Führungskräfte | 28.52 |
| Lizenz Workflow-Tool | 10.8 |
| Summe | 58.456 |
Der Vollkostensatz von 41,60 € folgt aus 55.000 € Jahresbruttolohn, 21 % Arbeitgeberanteil und 1.600 produktiven Stunden. Alle Werte sind Annahmen einer Beispielrechnung und müssen durch eigene Messungen ersetzt werden.
Lizenzkosten für Workflow-Tools
Anbieter rechnen nach Nutzern, nach Prozessen oder mit einer Pauschale. Bei nutzerbasierter Abrechnung liegen die Listenpreise meist zwischen 10 und 25 € je Nutzer und Monat. Für 50 Nutzer bedeutet das 6.000 bis 15.000 € pro Jahr.
Hinzu kommen Einführungskosten: Prozessaufnahme, Konfiguration, Schnittstellen und Schulung. Diese Position fällt einmalig an und liegt häufig über der ersten Jahreslizenz. Die KfW fördert Digitalisierungsvorhaben mit Krediten, Tilgungszuschüssen und Beratungsleistungen.
Funktionsumfang und Preis hängen zusammen. Plattformen unterscheiden sich bei Formularen, Freigaberegeln, Eskalation und Protokollierung. Eine Übersicht der Funktionen von SAP Build Process Automation zeigt, welche Bausteine in welcher Stufe enthalten sind.
So berechnen Sie Ihre Freigabekosten in fünf Schritten
- Freigabetypen und Fallzahlen je Monat erfassen.
- Bearbeitungszeit je Freigabe in Minuten messen, getrennt nach Rolle.
- Vollkostensatz je Arbeitsstunde aus Lohn, Nebenkosten und produktiven Stunden ableiten.
- Lizenz-, Einführungs- und Betriebskosten je Nutzer addieren.
- Wartezeit in Stunden bewerten und der Durchlaufzeit zurechnen.
Häufige Fragen
Welche Kostenposition ist bei Freigaben am größten?
In den meisten Fällen die Personalzeit. Sie hängt von Fallzahl, Bearbeitungsdauer und Vollkostensatz ab. Softwarekosten liegen bei 50 Nutzern regelmäßig unter dem Personalaufwand.
Wie hoch ist der Vollkostensatz je Arbeitsstunde?
Einen einheitlichen Wert gibt es nicht. Bei 55.000 € Jahresbruttolohn, 21 % Arbeitgeberanteil und 1.600 produktiven Stunden ergeben sich 41,60 €. Führungskräfte liegen darüber.
Lohnt sich ein Workflow-Tool bei 50 Mitarbeitern?
Rechnen Sie die Einsparung gegen die Lizenz. Sinkt die Personalzeit um 30 %, liegen die Einsparungen im Beispiel bei rund 14.300 €. Die Lizenz von 10.800 € wäre damit gedeckt.
Wie oft sollten die Freigabekosten neu berechnet werden?
Jährlich, zusätzlich nach jeder Prozessänderung. Fallzahlen und Vollkostensätze ändern sich. Ohne Aktualisierung verliert die Kennzahl ihre Aussagekraft.