Aufgabenketten
Teil von Dokumentenflüsse steuern mit klaren Regeln von der Erstellung bis zur Ablage
Scanner, OCR und DMS für Dokumentenflüsse im Vergleich
Scanner, OCR und DMS im Vergleich: Funktionen, Beispielprodukte wie Epson, ABBYY FineReader PDF und d.velop sowie Kriterien für digitale Dokumentenflüsse.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Scanner erfassen das Papier, OCR erzeugt den durchsuchbaren Text, ein DMS steuert Ablage, Rechte und Freigaben.
- Die drei Bausteine sind getrennt beschaffbar, wirken im Dokumentenfluss aber nur zusammenspielend.
- Beispielprodukte: Epson WorkForce und DS-Serie, ABBYY FineReader PDF, d.velop documents.
- Scannerklasse, OCR-Umfang und DMS-Funktionen richten sich nach dem monatlichen Belegvolumen.
- Freigaben und Schnittstellen gehören nach IT-Grundschutz dokumentiert.
Der Scanner: Erfassung mit festen Grenzen
Ein Scanner erzeugt ein Rasterbild. Text erkennt er nicht, und Belegarten ordnet er ebenfalls nicht zu. Anbieter unterscheiden ihre Geräte nach Papiereinzug, Auflösung, Duplexbetrieb und Tagesvolumen, nicht nach Softwarefunktionen.
Epson führt für Arbeitsplätze die DS-Reihe und für Abteilungen die WorkForce-Reihe. Canon positioniert imageFORMULA, Fujitsu die fi-Serie. Die Unterschiede liegen in der Doppelblatterkennung per Ultraschall und in der Anbindung über TWAIN, ISIS oder Scan-zu-Ordner-Ziele im Netz.
OCR: Vom Bild zum verwertbaren Text
OCR wandelt Bildpunkte in Zeichen um. Bewertungskriterien sind Spracherkennung, Layoutanalyse, Tabellenübernahme und die Zahl der Ausgabeformate. ABBYY beschreibt für FineReader PDF Funktionen zum Konvertieren, Bearbeiten und Vergleichen von PDFs sowie die Texterkennung als Kernaufgabe.
Arbeitsplatzlizenzen verarbeiten einzelne Dokumente, Serverdienste ganze Stapel. Für Dokumentenflüsse zählt die Stapelfähigkeit: hunderte Seiten ohne manuelle Eingriffe. Ebenso wichtig ist die Fehlerliste, die unsichere Zeichen zur Nachkontrolle ausweist.
DMS: Ablage, Rechte und Freigaben
Ein DMS verwaltet Metadaten, Versionen, Aufbewahrungsfristen und Berechtigungen. Es steuert Freigabeketten und protokolliert Zugriffe. d.velop documents deckt Akten, Rechnungsfreigaben und Vorgangsbearbeitung ab; ELO, DocuWare und OpenText liegen im selben Feld. Microsoft SharePoint und SAP-Archive bedienen angrenzende Fälle.
Ein DMS ersetzt weder Erfassungsgerät noch OCR-Modul. Als führendes System kann es jedoch den gesamten Fluss steuern und die Reihenfolge der Schritte vorgeben. Für Freigaben und Schnittstellen nennt der IT-Grundschutz des BSI methodische Anforderungen, etwa zur Protokollierung und zur Trennung von Funktionen.
Funktionsvergleich nach fünf Kriterien
| Kriterium | Scanner | OCR-Software | DMS |
|---|---|---|---|
| Hauptaufgabe | Bild erfassen | Zeichen erkennen | Ablage und Prozess steuern |
| Ausgabe | PDF, TIFF, JPEG | durchsuchbares PDF, Text, XML | Dokument mit Metadaten und Version |
| Mengenlogik | Blatt pro Minute | Seiten pro Stapel | Vorgänge und Freigaben |
| Schnittstellen | TWAIN, ISIS, Scan-zu-Ordner | Ordnerüberwachung, Batch, API | REST-API, E-Mail-Gateway, ECM-Kopplung |
| Typische Störung | Papierstau, Doppelblatt | Erkennungsfehler, Layoutbruch | Rechte- und Metadatenfehler |
Schrittfolge: Vom Stapel Papier in die Akte
- Erfassen: Duplexscanner mit 300 dpi, Leerseiten entfernen, Barcodes als Trennblätter nutzen.
- Erkennen: OCR mit deutscher Spracherkennung, Textebene in das PDF schreiben, unsichere Zeichen prüfen.
- Klassifizieren: Belegart und Vorgangsnummer über Regeln, Zonen-OCR oder Barcode bestimmen.
- Prüfen und freigeben: Beträge und Stammdaten abgleichen, Vier-Augen-Prinzip anwenden, Freigabe protokollieren.
- Ablegen: Metadaten im DMS setzen, Rechte vergeben, Aufbewahrungsfrist und Löschkonzept hinterlegen.
Einführung, Finanzierung und Reihenfolge
Wer zuerst das DMS aufsetzt, muss Aktenstruktur und Metadaten kennen. Wer zuerst scannt, erzeugt Bilder ohne Ablageziel. Üblich ist der Start mit einem begrenzten Belegtyp, etwa Eingangsrechnungen.
Die KfW fördert Digitalisierungsvorhaben über einen Kredit für kleine und mittlere Unternehmen. Finanzierbar sind Hard- und Software sowie externe Dienstleistungen der Einführung. Vor einer Zusage prüft die Hausbank den Antrag.
Häufige Fragen
Reicht ein Multifunktionsdrucker für Dokumentenflüsse?
Für kleine Mengen ja. Er scannt in Ordner oder Mail, bietet aber selten Doppelblatterkennung und hohe Einzugskapazität.
Warum genügt ein Netzwerkordner nicht?
Ein Ordner kennt keine Metadaten, keine Versionen, keine Fristen und keine Freigabeketten. Suche und Nachweisbarkeit leiden.
Woran erkennt man brauchbare OCR?
An Stapelverarbeitung, deutscher Spracherkennung, Layoutanalyse und einer Fehlerliste für unsichere Zeichen.
Wie dimensioniert man die Scannerklasse?
Nach dem Spitzenaufkommen pro Tag, nicht nach dem Durchschnitt. Nachkontrollen und Nachscans gehören in die Rechnung.