Aufgabenketten
Teil von Dokumentenflüsse steuern mit klaren Regeln von der Erstellung bis zur Ablage
4 Stationen im Dokumentenfluss von der Erstellung bis zur Ablage
4 Stationen im Dokumentenfluss: Erstellung, Prüfung, Freigabe und Ablage mit Aufgaben, Verantwortlichen und Werkzeugen am Beispiel der Rechnungsverarbeitung.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Vier Stationen: Erfassung, Prüfung und Freigabe, Bereitstellung, Ablage und Archivierung.
- Jede Station hat eigene Aufgaben, Verantwortliche und Werkzeuge.
- In der Rechnungsverarbeitung prüft Station 2 den Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung.
- Aufbewahrungsfristen und Rechnungsformate sind gesetzlich geregelt.
- Ohne Metadaten bleibt ein Dokument in der Ablage unauffindbar.
Die vier Stationen im Überblick
| Station | Kernaufgabe | Verantwortung | Werkzeug |
|---|---|---|---|
| 1 Erstellung und Erfassung | Beleg anlegen, scannen oder digital annehmen | Fachabteilung, Rechnungseingang | ERP, Scanner, Texterkennung |
| 2 Prüfung und Freigabe | Inhalt und Rechenweg prüfen, Freigabe einholen | Kostenstelle, Einkauf | Workflow, Freigabematrix |
| 3 Bereitstellung | Dokument an Empfänger und Systeme weitergeben | Prozessverantwortung, IT | DMS, Schnittstelle, Portal |
| 4 Ablage und Archivierung | revisionssicher speichern, Fristen überwachen | Dokumentenmanagement, Buchhaltung | DMS, Archiv, Fristenkalender |
Station 1: Erstellung und Erfassung
Am Anfang steht die Frage, wie ein Dokument in den Prozess kommt. Eingangsrechnungen treffen per Post, als PDF in einem Sammelpostfach oder als strukturierte Datensatzdatei ein.
Typische Aufgaben: Belege anlegen, Pflichtfelder erfassen, Rechnungsnummer und Lieferant prüfen, Eingangszeitpunkt festhalten. Papier wird gescannt, danach läuft der Vorgang digital weiter.
Verantwortlich sind Poststelle und Rechnungseingang, bei selbst erstellten Dokumenten die Fachabteilung.
Werkzeuge: Scanstrecke mit Texterkennung, Eingangsregister, ERP-System sowie die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Welche Anforderungen elektronische Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen erfüllen müssen, beschreibt die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen.
Beispiel: Eine Lieferantenrechnung landet als PDF in einem zentralen Postfach. Die Texterkennung liest Rechnungsdatum, Betrag und Bestellnummer aus, der Vorgang erhält eine Vorgangsnummer.
Station 2: Prüfung und Freigabe
Jetzt wird geprüft, ob die Rechnung sachlich und rechnerisch stimmt. Dazu gehören der Abgleich mit Bestellung und Lieferschein, die Kontrolle von Steuersatz und Skontofrist sowie die Klärung von Abweichungen.
Typische Aufgaben: Fehlerlisten abarbeiten, Rückfragen an Lieferanten stellen, Freigaben nach Betragsgrenzen einholen, Vertretungsregeln anwenden.
Verantwortlich sind die anfordernde Fachabteilung, die Kostenstellenleitung und bei Beschaffungsfragen der Einkauf.
Werkzeuge: Workflow mit Freigabematrix, mobile Freigabe per App, Eskalation nach Fristablauf. Damit Prüfschritte nachvollziehbar bleiben, halten viele Organisationen ihre Regeln schriftlich fest, angelehnt an Normen wie DIN EN ISO 9001. Wie DIN-Normen entstehen und angewendet werden, beschreibt die DIN-Übersicht.
Beispiel: Eine Rechnung über 4.800 Euro netto gibt die Kostenstellenleitung frei, ab 10.000 Euro kommt die Bereichsleitung hinzu.
Station 3: Bereitstellung an Empfänger und Systeme
Nach der Freigabe geht das Dokument an die Stellen weiter, die damit arbeiten. Die Buchhaltung braucht den Beleg für den Zahlungslauf, die Revision für Prüfungen, der Steuerberater für die Buchführung.
Typische Aufgaben: Dokument bereitstellen, Zahlungsdaten übergeben, Empfänger benachrichtigen, Zugriffsrechte vergeben.
Verantwortlich sind Prozessverantwortliche und die IT, die Schnittstellen zwischen ERP, DMS und Portal betreut.
Station 4: Ablage und Archivierung
Am Ende steht die Ablage. Das Dokument erhält Indexfelder wie Lieferant, Rechnungsnummer, Buchungsdatum und Fristende. Danach liegt es in einem Dokumentenmanagementsystem und ist über Suchfilter auffindbar.
Typische Aufgaben: Metadaten vergeben, Aktenzeichen zuordnen, Aufbewahrungsfrist berechnen, nach Fristablauf löschen, Zugriffe protokollieren. Verantwortlich sind Dokumentenmanagement und Buchhaltung, unterstützt von der IT.
Werkzeuge: DMS mit Revisionssicherheit, Archivsystem, Fristenkalender. Die Aufbewahrungsfristen nach § 147 der Abgabenordnung gelten für Bücher und Buchungsbelege.
Beispielrechnung: Frist für eine Eingangsrechnung
Beispiel: Eine Eingangsrechnung vom 15.03.2025 wird als Buchungsbeleg gebucht. Für Buchungsbelege, die nach dem 31.12.2024 entstehen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, und endet am 31.12.2033. Wer den Beleg früher löscht, verstößt gegen die Aufbewahrungspflicht.
Häufige Fragen
Wer erteilt die Freigabe einer Eingangsrechnung?
In der Regel die Kostenstellenleitung oder die Fachabteilung, die die Leistung angefordert hat. Betragsgrenzen legen fest, wann eine zweite Person zustimmen muss.
Welche Werkzeuge sind in Station 1 unentbehrlich?
Ein zentraler Eingangskanal, eine Scanstrecke mit Texterkennung und ein Register mit fortlaufender Vorgangsnummer. Bei elektronischen Rechnungen kommen Formatprüfungen hinzu.
Wie lange müssen Eingangsrechnungen aufbewahrt werden?
Buchungsbelege, die nach dem 31.12.2024 entstehen, acht Jahre, davor zehn Jahre. Die Frist endet mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie begonnen hat.
Was gehört in die Indexierung?
Pflichtfelder wie Rechnungsnummer, Lieferant, Datum, Betrag, Kostenstelle, Bestellnummer und Fristende. Einheitliche Feldnamen erleichtern Suche und Export.
Kann die Freigabe automatisiert ablaufen?
Bei kleinen Beträgen und bekannten Lieferanten ja, etwa über Regeln für den automatischen Durchlauf. Auffällige Fälle gehen an eine manuelle Prüfung.