Automatisierung
Auftrags- und Freigabeprozesse bei Zulieferern digitalisieren: ERP anbinden, Freigaben regeln
So digitalisieren Zulieferer Auftrags- und Freigabeprozesse: Abläufe in fünf Schritten, ERP-Anbindung per Middleware, PPF-Freigaben und eine Beispielrechnung.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Der Engpass ist selten das ERP, sondern die Lücke zwischen Kundenportal, Auftragserfassung und Freigabe.
- Drei Bausteine genügen für den StartSchnittstelle zum OEM-Portal, Regelwerk für Freigaben, Protokoll für die Nachweispflicht.
- Für Serienfreigaben gelten IATF 16949 und die VDA-Vorgaben zur Produktionsprozess- und Produktfreigabe (PPF).
- Ein Pilot mit einem Auftragstyp bindet nach der Beispielrechnung rund 25 Personentage.
- Die Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO gelten auch für digital erzeugte Unterlagen.
Auftragsprozess in fünf Schritten digitalisieren
- Ist-Zustand aufnehmen:Jeden Schritt von der Bestellung bis zur Auslieferung mit Bearbeitungszeit, Medium und verantwortlicher Stelle erfassen.
- Formate klären:Einzelabrufe kommen als VDA 4915, Lieferabrufe als VDA 4905, kleinere Kunden schicken PDF oder Fax.
- Datenmodell festlegen:Artikelnummer, Werk, Abrufnummer, Menge, Termin und Preis eindeutig auf ERP-Felder abbilden.
- Regeln definieren:Vollständige Datensätze legt das System selbst an, unvollständige erzeugen eine Aufgabe im Vertrieb.
- Pilot fahren und ausrollen:Zuerst ein Auftragstyp, ein Kundenportal und ein Werk, danach die nächsten.
Aus PDF-Bestellungen werden Daten erst über Texterkennung, etwa mit ABBYY FineReader PDF. Das lohnt sich bei wiederkehrenden Formaten, bei Einzelstücken bleibt der manuelle Weg günstiger.
Dieser Ablauf lässt sich auf die typischen Fälle in Esslingen, Ludwigsburg und Waiblingen übertragen, wo viele Zulieferer mit denselben Abrufarten arbeiten.
Auftragsprozess digital aufbauen
- Bestellung geht im ERP ein
- System prüft Verfügbarkeit
- Auftrag wird angelegt
- Weiterleitung an Fertigung
- Auftragsbestätigung automatisch erzeugt
- Rückmeldung fließt zurück
Freigaben automatisieren: PPF, Rollen, Nachweis
Die Serienfreigabe hängt bei Automotive-Zulieferern an IATF 16949 und der VDA-2-Vorgabe zur Produktionsprozess- und Produktfreigabe. Der Erstmusterprüfbericht muss mit Zeichnungsstand, Prüfmitteln und Messwerten nachvollziehbar bleiben.
Digital wird daraus eine Aufgabe im Workflow, mit Frist, Vertreterregelung und Eskalationsstufe. Die Qualitätssicherung prüft fachlich, die Freigabe erfolgt danach. Konstruktion, Produktion und Vertrieb arbeiten parallel statt nacheinander.
Jede Erteilung schreibt Zeitstempel, Benutzerkennung und Dokumentversion ins Protokoll. Die Aufbewahrungsfristen von zehn beziehungsweise sechs Jahren regelt § 147 AO.
ERP anbinden: Middleware statt Systemwechsel
Ein neues ERP ist selten nötig. Zwischen Kundenportal und Bestandssystem sitzt eine Middleware. Sie nimmt EDIFACT- oder VDA-Nachrichten an, prüft sie gegen ein Schema und schreibt IDoc- oder API-Aufrufe ins ERP. Verbreitete Bausteine sind die SAP Integration Suite und Seeburger, das heute zu OpenText gehört.
ERP-Anbindung über Middleware
- Bestellung im OEM-Portal
- Middleware übersetzt Daten
- ERP des Zulieferers
- Standardisierte Nachrichten
Für Aufgaben- und Freigabelogik kommt eine Automatisierungsplattform dazu, etwa SAP Build Process Automation. Zentral ist die Fehlerstrecke: Abgewiesene Nachrichten gehören in eine Warteschlange mit klarem Bearbeiter, nicht in ein Sammelpostfach.
Wer personenbezogene Daten verarbeitet, führt sie im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Artikel 30 der Datenschutz-Grundverordnung und legt Löschfristen fest.
Beispielrechnung: Was ein Pilot bindet
Beispielrechnung mit angenommenen Werten, keine Preisauskunft:
- 8Personentage internProzessaufnahme, Datenmodell und Regelwerk
- 12Personentage DienstleisterAnbindung von Kundenportal und Middleware
- 3Personentage internTestbetrieb und Schulung
- 2Personentage DienstleisterDokumentation und Abnahme
Bei 600 Euro netto je internem Personentag und 1.000 Euro netto je Dienstleistungstag ergeben 11 interne und 14 externe Tage rund 20.600 Euro netto. Lizenzen, Betrieb und Support sind darin nicht enthalten, dafür holen Sie Angebote ein.
Förderung und Beratung in der Region
Zuschussprogramme wechseln häufig, prüfen Sie die Konditionen zum Antragszeitpunkt. Für Software und Schnittstellen kommen der ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit der KfW sowie Förderlinien des Landes Baden-Württemberg in Frage.
Das BMWK beschreibt die Grundlagen in seinem Überblick zur Prozessautomatisierung. Die DIHK bündelt für kleine und mittlere Betriebe #GemeinsamDigital: Webinare zu digitalen Abläufen. Die IHK Region Stuttgart berät Mitgliedsbetriebe zu Digitalisierungsvorhaben und Fördermitteln.
Häufige Fragen
Wie starte ich mit der Automatisierung von Auftragsprozessen?
Beginnen Sie mit dem Ist-Zustand für einen einzigen Abruftyp. Danach folgen Datenmodell, Regeln und ein Testbetrieb mit einer kleinen Kundengruppe.
Muss ich mein ERP austauschen?
In der Regel nicht. Middleware oder ein Integrationsdienst prüft die Nachrichten und schreibt sie per API oder IDoc in das Bestandssystem.
Was kostet ein Pilot?
Nach der Beispielrechnung rund 25 Personentage, bei den angenommenen Sätzen etwa 20.600 Euro netto. Lizenzen und Betrieb fehlen in dieser Rechnung.
Welche Normen gelten für Freigaben?
IATF 16949 und die VDA-Vorgaben zur Produktionsprozess- und Produktfreigabe. Für die Prozessgestaltung sind zusätzlich die DIN-Gremien für Ergonomie und Prozessabläufe zuständig.
