So digitalisiert Stuttgart Auftrags- und Freigabeprozesse bei Zulieferern

Das Wichtigste auf einen Blick

• Stuttgarter Zulieferer stehen unter Druck, Auftrags- und Freigabeprozesse zu beschleunigen.
• Durchgängige digitale Prozesse senken Durchlaufzeiten und Fehlerquoten.
• ERP-Schnittstellen sind der Kern jeder Automatisierung.
• Freigabeprozesse in der Fertigung brauchen klare Regeln und Normen.
• Mittelständler in der Region können mit kleinen Schritten starten.
• DIHK und DIN bieten Orientierung für Standards und Weiterbildung.

Stuttgarter Zulieferer zwischen Auftrags- und Freigabeprozessen

Wer bei einem Stuttgarter Zulieferer Abläufe automatisieren will, stößt zuerst auf zwei Baustellen: den Auftragsprozess und den Freigabeprozess. Beide laufen oft getrennt voneinander. Genau daran scheitern viele Digitalisierungsvorhaben.

Stuttgart ist ein Zentrum der Automobil- und Fertigungszulieferer. Viele Betriebe in der Region arbeiten mit großen OEMs zusammen und müssen deren Taktzeiten einhalten. Auftragsprozesse und Freigabeprozesse laufen oft noch über E-Mail, Excel und Papier. Das kostet Zeit und führt zu Missverständnissen.

Ein typischer Fall: Ein Zulieferer in Feuerbach erhält eine Bestellung per PDF. Ein Mitarbeiter trägt die Daten manuell in das ERP ein. Dann wird die Freigabe per Unterschrift eingeholt. Bis der Auftrag in der Fertigung ankommt, vergehen zwei Tage. In der Zwischenzeit fragen Kunden nach dem Status.

Die Region Stuttgart hat eine hohe Dichte an Zulieferern. Der Wettbewerb ist hart. Wer Auftragsprozesse digitalisiert, gewinnt Reaktionsgeschwindigkeit. Wer Freigabeprozesse automatisiert, reduziert Liegezeiten. Das ist kein Luxus, sondern eine Überlebensfrage.

Die IHK Region Stuttgart bietet Beratung für solche Vorhaben. Auch die Handwerkskammer unterstützt Betriebe bei der Digitalisierung. Doch viele Mittelständler scheuen den Aufwand. Dabei gibt es erprobte Wege, Abläufe zu automatisieren.

Durchgängige Auftragsprozesse an Fertigungsbeispielen

Ein Zulieferer für Getriebeteile in Esslingen hat seinen Auftragsprozess neu aufgebaut. Früher kamen Bestellungen per Fax. Heute laufen sie über ein Lieferantenportal direkt in das ERP. Der Prozess beginnt mit dem Eingang der Bestellung. Das System prüft automatisch die Verfügbarkeit. Dann wird der Auftrag angelegt und an die Fertigung weitergeleitet.

Ein anderes Beispiel: Ein Betrieb in Ludwigsburg fertigt Spritzgussteile. Die Auftragsbestätigung wird automatisch erzeugt. Der Kunde erhält sie innerhalb von Minuten. Die Fertigung sieht den Auftrag in Echtzeit auf einem Monitor. So kann sie die Maschinenbelegung optimieren.

Ein drittes Beispiel aus der Region: Ein Zulieferer in Waiblingen hat die Auftragsprozesse mit dem ERP verbunden. Jede Bestellung löst automatisch einen Fertigungsauftrag aus. Die Rückmeldung aus der Produktion fließt direkt zurück. Der Kunde kann den Status online abrufen.

Diese Beispiele zeigen: Es geht nicht um große IT-Projekte. Es geht um klare Schnittstellen und definierte Regeln. Wer Abläufe automatisieren will, muss zuerst den Ist-Zustand aufnehmen. Dann legt man fest, welche Schritte digitalisiert werden.

Schritte zur Digitalisierung von Auftragsprozessen

1. Prozessaufnahme: Alle Schritte von der Bestellung bis zur Auslieferung dokumentieren.
2. Schnittstellen prüfen: Welche Systeme liefern Daten? Wo fehlen sie?
3. Regeln definieren: Wann wird ein Auftrag automatisch freigegeben?
4. Pilot umsetzen: Einen Auftragstyp auswählen und digital abbilden.
5. Ausrollen: Nach erfolgreichem Test auf weitere Auftragsarten erweitern.

Freigabeprozesse gestalten in der Zulieferkette

Freigabeprozesse in der Fertigung sind oft komplex. Ein Auftrag muss von der Konstruktion, der Qualitätssicherung und der Produktion freigegeben werden. Jede Abteilung hat eigene Kriterien. Ohne digitale Unterstützung dauert das Tage.

Ein Zulieferer in Sindelfingen hat den Freigabeprozess automatisiert. Sobald ein Auftrag im ERP angelegt ist, erhalten die zuständigen Stellen eine Aufgabe. Sie können die Freigabe direkt im System erteilen. Das System protokolliert jeden Schritt. So ist nachvollziehbar, wer wann freigegeben hat.

In der Zulieferkette müssen Freigaben oft mit Lieferanten abgestimmt werden. Ein Betrieb in Böblingen hat dafür ein Lieferantenportal eingeführt. Lieferanten laden ihre Dokumente hoch. Das System prüft die Vollständigkeit. Fehlt etwas, wird automatisch eine Erinnerung versendet.

Die DIN hat Normen für Prozessgestaltung entwickelt. Der Normenausschuss NAErg befasst sich mit Ergonomie und Prozessen und liefert damit eine Grundlage für einheitliche Abläufe. Wer sich daran orientiert, reduziert Schnittstellenprobleme.

Checkliste für Freigabeprozesse

• Sind alle Freigabeschritte definiert?
• Gibt es klare Verantwortlichkeiten?
• Werden Freigaben digital erteilt?
• Ist der Prozess auditierbar?
• Sind Lieferanten angebunden?

Schnittstellen zu ERP und Lieferantenportalen

ERP-Schnittstellen sind das Rückgrat der Automatisierung. Ohne sie bleiben Auftragsprozesse und Freigabeprozesse Insellösungen. Ein Zulieferer in Stuttgart hat sein ERP mit dem Portal eines OEM verbunden. Bestellungen werden automatisch eingelesen. Das reduziert manuelle Eingaben um 80 Prozent.

Doch nicht jedes ERP lässt sich leicht anbinden. Viele Mittelständler nutzen gewachsene Systeme. Hier helfen Standards. Die DIN-Normen zu IT-Schnittstellen, betreut vom Normenausschuss NIA, bieten eine Grundlage. Sie definieren Formate und Protokolle.

Ein Beispiel: Ein Zulieferer in Kirchheim unter Teck nutzt eine Middleware. Sie übersetzt die Daten zwischen ERP und Lieferantenportal. So müssen keine Systeme ausgetauscht werden. Die Middleware arbeitet mit standardisierten Nachrichten.

Wichtig ist die Datenhoheit. Der Zulieferer muss wissen, wo seine Daten liegen. Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) gibt Hinweise. Auch die Bundesnetzagentur beobachtet den Markt. Wer Schnittstellen einrichtet, sollte Datenschutz und Sicherheit mitdenken.

Automatisierung im Mittelstand der Region Stuttgart

Der Mittelstand in der Region Stuttgart ist vielfältig. Viele Betriebe haben weniger als 100 Mitarbeiter. Sie können keine großen IT-Abteilungen aufbauen. Doch sie können schrittweise automatisieren.

Ein Ansatz ist die Nutzung von Cloud-Diensten. Ein Zulieferer in Leonberg hat seine Auftragsprozesse in die Cloud verlagert. Die Kosten sind planbar. Die Wartung entfällt. Die Anbindung an das ERP erfolgt über eine sichere Schnittstelle.

Ein anderer Weg ist die Zusammenarbeit mit Partnern. Die IHK Region Stuttgart organisiert regelmäßig Webinare. Die DIHK bietet mit #GemeinsamDigital Webinare an, die speziell auf Mittelständler zugeschnitten sind. Dort lernen Teilnehmer, wie sie Abläufe automatisieren können.

Förderprogramme des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) unterstützen Investitionen. Auch die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) spielt eine Rolle, wenn es um Zertifizierungen geht. Wer Prozesse digitalisiert, kann sich zertifizieren lassen.

Die VDI-Gesellschaft Produktion und Logistik bietet Leitfäden. Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom) veröffentlicht Studien. Das Statistische Bundesamt (Destatis) liefert Zahlen zur Digitalisierung im Mittelstand.

Praxisbeispiel: Automatisierung bei einem Stuttgarter Zulieferer

Ein Zulieferer für Karosserieteile in Stuttgart hatte folgendes Problem: Jede Bestellung wurde manuell erfasst. Die Freigabe dauerte drei Tage. Die Fertigung erfuhr zu spät von Aufträgen.

Lösung: Der Betrieb führte ein Workflow-System ein. Bestellungen kommen per EDI. Das System prüft die Daten. Bei vollständigen Daten wird der Auftrag automatisch freigegeben. Bei fehlenden Daten erhält der Vertrieb eine Aufgabe. Die Fertigung sieht den Auftrag sofort.

Ergebnis: Die Durchlaufzeit sank von drei Tagen auf vier Stunden. Die Fehlerquote ging zurück. Die Mitarbeiter haben mehr Zeit für Sonderfälle. Der Zulieferer konnte seine Kapazität besser planen.

Häufige Fragen

Wie starte ich mit der Automatisierung von Auftragsprozessen? Beginnen Sie mit einer Prozessaufnahme. Identifizieren Sie einen Auftragstyp, der sich häufig wiederholt. Digitalisieren Sie diesen einen Prozess und testen Sie ihn. Danach können Sie weitere Prozesse folgen lassen.

Welche Rolle spielen ERP-Schnittstellen? ERP-Schnittstellen verbinden Ihr System mit Kunden und Lieferanten. Sie sorgen dafür, dass Daten automatisch fließen. Ohne sie bleiben viele Automatisierungen wirkungslos. Achten Sie auf standardisierte Formate.

Was kostet die Digitalisierung von Freigabeprozessen? Die Kosten hängen vom Umfang ab. Kleine Lösungen beginnen bei wenigen tausend Euro. Förderprogramme können einen Teil übernehmen. Eine genaue Angabe ist ohne Prüfung des Einzelfalls nicht möglich.

Welche Normen helfen bei der Gestaltung von Schnittstellen? Die DIN-Normen zu IT-Schnittstellen bieten eine gute Grundlage. Der Normenausschuss NIA ist dafür zuständig. Auch die DIN-Gremien für Prozessgestaltung befassen sich mit dem Thema. Beide veröffentlichen relevante Standards.

Wie unterstützt die IHK Region Stuttgart? Die IHK bietet Beratung und Webinare. Die DIHK hat mit #GemeinsamDigital: Webinare ein Format speziell für Mittelständler. Dort erhalten Sie praxisnahe Tipps. Die Teilnahme ist oft kostenlos.

Muss ich mein ERP-System wechseln? Nicht unbedingt. Oft reicht eine Middleware, um bestehende Systeme anzubinden. Prüfen Sie, welche Schnittstellen Ihr ERP bietet. Mit standardisierten Protokollen lassen sich viele Systeme integrieren.