Automatisierung
Abläufe automatisieren: Z1, Z2, Z3 und GoBD im Prüfungsfall
Automatisierte Abläufe im Prüfungsfall: Datenzugriff Z1, Z2 und Z3 nach § 147 AO vorbereiten, mit Leserolle, Export, Verfahrensdokumentation und Probelauf.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Die Finanzbehörde wählt im Prüfungsfall die Form des Datenzugriffs. Z1, Z2 und Z3 sind drei Wege, auf die ein automatisierter Ablauf vorbereitet sein sollte.
- Der Zugriff ist auf den Rahmen der jeweiligen Außenprüfung beschränkt, nicht auf das ganze System.
- Z1 braucht eine Leserolle ohne Schreibrechte, Z2 wiederholbare Auswertungen, Z3 einen getesteten Export.
- Protokolle mit Zeitstempel und Benutzerkennung machen den Ablauf nachvollziehbar.
- Ein Probelauf vor der Prüfung zeigt, ob der Export vollständig ist.
Wer bestimmt, wie der Prüfer an die Daten kommt
Die Finanzbehörde bestimmt die Form des Zugriffs, nicht das Unternehmen. Nach § 147 Abs. 6 AO kann sie im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, Auswertungen nach ihren Vorgaben verlangen oder die Daten in einem maschinell auswertbaren Format anfordern.
Das BMF-Schreiben vom 11. März 2024 stellt klar, dass das Datenzugriffsrecht in allen Ausgestaltungen auf den Rahmen der jeweiligen Außenprüfung beschränkt ist. Wer den Prüfungsfall plant, grenzt deshalb Zeitraum und Datenbereiche ab, statt den Zugang zum gesamten System zu öffnen.
Z1, Z2 und Z3 im Vergleich
Die drei Formen unterscheiden sich darin, wer am Ende im System arbeitet. Die Tabelle zeigt, was der Prüfer tut und was ein automatisierter Ablauf dafür bereithalten muss.
| Form | Was der Prüfer tut | Was das Unternehmen bereithält |
|---|---|---|
| Z1, unmittelbarer Zugriff | Liest im System selbst | Leserolle ohne Schreibrechte, begrenzt auf die geprüften Daten |
| Z2, mittelbarer Zugriff | Verlangt Auswertungen nach seinen Vorgaben | Dokumentierte, wiederholbare Abfragen und eine Person, die sie ausführt |
| Z3, Datenträgerüberlassung | Erhält die Daten maschinenlesbar | Getesteter Export mit definiertem Format, Belege als PDF/A |
Z1 vorbereiten: eine Leserolle statt Vollzugriff
Für Z1 braucht der Prüfer eine Rolle, die nur lesen darf. Sie sichert die Unveränderbarkeit zusammen mit eingeschränkten Schreibrechten und Versionierung, die im Ablauf selbst gelten.
Die Rolle sollte auf die geprüften Zeiträume und Datenbereiche begrenzt sein, weil der Zugriff auf den Rahmen der Außenprüfung beschränkt ist. Wer Änderungen überschreibt statt storniert, verliert den Ursprungszustand, und genau den will der Prüfer lesen können.
Z2 vorbereiten: Auswertungen nachvollziehbar erzeugen
Bei Z2 erstellt das Unternehmen die Auswertungen nach den Vorgaben des Prüfers. Jede Abfrage sollte dokumentiert und wiederholbar sein, damit sich ein Ergebnis später mit demselben Stand erneut erzeugen lässt. Eine benannte Person je Ablauf beantwortet die Rückfragen.
Ob eine Auswertung stimmt, zeigt der Vergleich mit dem Buchungsstand. Dafür eignet sich die Leistungskontrolle automatisierter Abläufe, die Abweichungen zwischen Ablauf und Buchung früh sichtbar macht.
Z3 vorbereiten: ein Export, der sich testen lässt
Bei Z3 gehen die Daten maschinenlesbar an die Prüfer. Der Export enthält die Buchungsdaten strukturiert, die Belege als PDF/A und die Protokolle mit Zeitstempel, Benutzerkennung sowie altem und neuem Wert. Das Format gehört in die Verfahrensdokumentation.
Typische Lücke: Der Export wurde nie ausprobiert. SAP Build Process Automation steuert Workflows samt Freigabeschritten, ABBYY FineReader PDF erfasst Belege und wandelt sie in PDF/A um. Wie sich solche Werkzeuge kombinieren lassen, hängt vom Ablauf ab.
Den Zugriff in der Verfahrensdokumentation beschreiben
Mindestens ein Zugriffsweg muss offenstehen und in der Verfahrensdokumentation stehen. Da das Gesetz der Behörde die Wahl lässt, lohnt es sich, alle drei vorzubereiten.
Drei Wege des Datenzugriffs
Unmittelbar
- Zugriffsart
- Direkt im System
- Praxis
- Selten genutzt
- Vorbereitung
- Systemzugang
- Dokumentation
- In Verfahrensdoku
Mittelbar
- Zugriffsart
- Über Auswertungen
- Praxis
- Bewährt
- Vorbereitung
- Exportfunktion
- Dokumentation
- In Verfahrensdoku
Datenträger
- Zugriffsart
- Über Datenträger
- Praxis
- Möglich
- Vorbereitung
- Lesbare Formate
- Dokumentation
- In Verfahrensdoku
In die Dokumentation gehört, wie ein Ablauf funktioniert, und dazu der Ablauf des Datenzugriffs: wer ihn auslöst, welche Rolle den Export erstellt und in welchem Format er erfolgt. Bei jeder Änderung am Ablauf ist sie fortzuschreiben.
Im Prüfungsfall stellt [Rolle] den Zugriff nach [Z1, Z2 oder Z3] bereit. Der Export enthält die Buchungsdaten als [Format], die Belege als PDF/A und die Protokolle im Originalzustand. Der letzte Test fand am [Datum] statt.
Der Zugriff muss über die ganze Frist funktionieren
Die Daten müssen so lange lesbar bleiben, wie sie aufbewahrt werden: Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht, Handels- und Geschäftsbriefe sechs. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Entstehungsjahres, mehr dazu bei den Aufbewahrungsfristen nach GoBD und DSGVO.
Bei einem Systemwechsel gilt eine Erleichterung. Hat noch keine Außenprüfung begonnen, genügt es nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, die Daten ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten.
Personendaten und Freigaben im Prüfungsfall
Protokolle mit Benutzerkennung enthalten personenbezogene Daten von Beschäftigten. Rechtsgrundlage ist ein Vertrag, eine gesetzliche Pflicht oder bei Beschäftigten § 26 BDSG, und die DSGVO verlangt Zweckbindung und Datenminimierung. Der Export enthält deshalb nur, was die Prüfung braucht.
Art. 22 DSGVO greift bei Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung. Dann entscheidet nicht allein die Maschine: Das System schlägt vor, ein Mensch gibt frei, und die Freigabe wird protokolliert.
Probelauf in fünf Schritten
- Zugriffsweg und Prüfzeitraum festlegen, am besten mit einem abgeschlossenen Geschäftsjahr als Testfall.
- Leserolle, Auswertung und Export für diesen Zeitraum bauen.
- Eine Person, die den Ablauf nicht gebaut hat, ruft die Daten über den dokumentierten Weg ab.
- Das Ergebnis mit Buchungsstand und Belegen abgleichen.
- Ergebnis, Datum und Verantwortliche in der Verfahrensdokumentation festhalten.
Der Probelauf wird nach jeder Änderung am Ablauf wiederholt, weil sich Felder, Formate und Rollen verschieben.
Typische Lücken im Prüfungsfall
- Kein Zugriffsweg ist beschrieben.
- Die Leserolle hat Schreibrechte.
- Der Export wurde nie getestet.
- Protokolle enthalten keinen alten und neuen Wert.
- Auswertungen lassen sich nicht wiederholen.
Häufige Fragen
Muss ein Unternehmen alle drei Zugriffswege anbieten?
Mindestens einer muss offenstehen und dokumentiert sein. Da die Behörde die Form wählt, lohnt es sich, alle drei vorzubereiten.
Darf der Prüfer das ganze System einsehen?
Nein. Das Datenzugriffsrecht ist auf den Rahmen der jeweiligen Außenprüfung beschränkt. Zeitraum und Datenbereiche sollten deshalb vorab abgegrenzt sein.
Was gehört in den Z3-Export?
Buchungsdaten in strukturierter Form, Belege als PDF/A und Protokolle mit Zeitstempel, Benutzerkennung sowie altem und neuem Wert. Das Format steht in der Verfahrensdokumentation.
Wann wird der Probelauf wiederholt?
Nach jeder Änderung am Ablauf. Ein festes Intervall nennt die Vorgabe der GoBD für die Verfahrensdokumentation nicht.
