Dokumentenflüsse steuern im E-Rechnungsprozess

Eingang und Format vorab festlegen

Ermitteln Sie zunächst, welche Rechnungen Ihr Unternehmen empfängt und welche es selbst ausstellt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; für das Ausstellen gelten Übergangsregeln. Daraus ergibt sich, welche Formate der Ablauf annehmen und für Geschäftspartner oder öffentliche Auftraggeber bereitstellen muss.

Eine E-Rechnung enthält strukturierte elektronische Daten nach der EU-Norm EN 16931. XRechnung ist ein XML-Format auf dieser Grundlage und wird für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland verwendet. ZUGFeRD verbindet ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Die Formatwahl richtet sich nach Empfänger und vorgesehenem Prozess. Ergänzende BMF-Informationen geben Orientierung zur E-Rechnung.

Während der Übergangszeit dürfen Aussteller bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin Papierrechnungen nutzen; andere elektronische Rechnungen sind grundsätzlich nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Bei einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Kalenderjahr 2026 kann für bis dahin ausgeführte Umsätze die Ausstellung sonstiger Rechnungen bis Ende 2027 möglich sein. Die Übergangsregelung für 2027 ist beim Bayerischen Landesamt für Steuern beschrieben.

Einen gemeinsamen Eingang schaffen

Führen Sie Rechnungen aus unterschiedlichen Kanälen an einer Stelle zusammen, damit sie in denselben Bearbeitungsablauf gelangen. Für den Empfang kann ein E-Mail-Postfach genügen; Lieferantenportale oder elektronische Schnittstellen kommen ebenfalls infrage. Entscheidend ist, dass die Weiterverarbeitung ohne Medienbruch möglich bleibt und kein Eingangskanal unbeachtet ist.

Ein zentrales Rechnungspostfach kann E-Mails und weitere Kanäle in denselben Workflow führen. Legen Sie für jede Rechnung einen nachvollziehbaren Weg vom Eingang bis zur Buchung fest. So wird Dokumentenfluss in Frankfurt nicht zum Nebeneinander einzelner Ablagen, sondern zu einem einheitlich kontrollierten Verfahren.

Bestimmen Sie außerdem, wer Postfach oder Schnittstelle überwacht und wie ein Dokument ohne klare Zuständigkeit weitergeleitet wird. Ein gebündelter Eingang erleichtert die Statuskontrolle und verringert das Risiko, dass Rechnungen in persönlichen Postfächern oder getrennten Ablagen unbearbeitet liegen bleiben.

Struktur und Pflichtangaben kontrollieren

Prüfen Sie vor jeder inhaltlichen Freigabe, ob eine strukturierte Rechnung vorliegt und die vorgeschriebenen Angaben enthält. § 14 UStG regelt die Rechnungsinhalte. Eine frühe Kontrolle hält fehlerhafte oder unvollständige Dokumente davon ab, erst bei der Buchung aufzufallen und dort zusätzliche Klärung auszulösen.

Die Angaben umfassen:

Bei fehlenden Angaben sollte der Ablauf die Rechnung zur Klärung kennzeichnen oder an den Absender zurückgeben. Unvollständige Pflichtangaben können den Vorsteuerabzug gefährden. Neben dem Inhalt muss auch das elektronische Format strukturiert sein und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen, statt lediglich eine grafische Darstellung bereitzustellen.

XRechnung liegt als XML-Datei vor. Für die Sichtprüfung kann die Buchhaltung ein Visualisierungsprogramm verwenden; ELSTER stellt einen kostenlosen E-Rechnungs-Viewer bereit. Bei ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist eine lesbare PDF-Datei enthalten. Prüfen Sie auch die Formatprüfung an Schnittstellen, bevor die Formate im laufenden Ablauf eingesetzt werden.

Rechnungsdaten mit dem Geschäftsvorgang abgleichen

Vergleichen Sie die geprüften Rechnungsdaten mit Bestellung, Lieferung und Verträgen, bevor die Rechnung freigegeben oder gebucht wird. Festgelegte Prüfkriterien ermöglichen eine automatische Weiterleitung passender Fälle. Ungeklärte Abweichungen sollten dagegen sichtbar bleiben und an eine zuständige Person gelangen, statt den normalen Ablauf unbemerkt fortzusetzen.

Der Abgleich kann Beträge, Lieferantenstammdaten und Umsatzsteuer einbeziehen. Auch Zahlungsziele und Skonti lassen sich berücksichtigen. Stimmen Angaben nicht überein, halten Sie den Abweichungsgrund und die verantwortliche Stelle fest. So beginnt die Klärung dort, wo die nötigen Informationen zum Vorgang voraussichtlich vorliegen.

Freigaben mit klaren Ausnahmen versehen

Legen Sie fest, wer abhängig von Betrag, Kostenstelle und Bestellbezug entscheidet. Ein Workflow kann die Reihenfolge und den Status dokumentieren, Stellvertretungen einbeziehen und bei ausbleibender Entscheidung eskalieren. Mit vorher vereinbarten Freigaberegeln lassen sich wiederkehrende Fälle automatisiert behandeln.

Ein mögliches Regelwerk unterscheidet folgende Fälle:

Das Unternehmen legt Betragsgrenzen und Fristen fest, beispielsweise in der Unterschriftenregelung. Eine klare Regel für Rollen und Vertretung hält den Ablauf bei Urlaub oder Krankheit arbeitsfähig. Das Vier-Augen-Prinzip kann für bestimmte Rechnungen als zusätzliche Freigabestufe vorgesehen werden.

Halten Sie fest, wer eine Rechnung wann freigegeben hat und welche Abweichung dabei zu prüfen war. Eine nachvollziehbare Entscheidungsübersicht macht den Status für spätere Prüfungen sichtbar. Eindeutige Regeln entlasten die Buchhaltung, weil Mitarbeitende ihre Aufmerksamkeit auf Sonderfälle richten können.

Freigegebene Daten ins ERP übertragen

Nach der Freigabe gehen die Rechnungsdaten an das ERP-System, wo Kontierung und Zahlungsvorbereitung erfolgen. Eine Schnittstelle kann manuelle Eingaben reduzieren und Rückmeldungen zum Buchungsstatus in den Rechnungsablauf zurückführen. Damit bleibt der Bearbeitungsstand nicht ausschließlich im Freigabewerkzeug sichtbar.

Die Anbindung muss die verwendeten Formate verarbeiten können, darunter XRechnung, ZUGFeRD und weitere Formate nach der EU-Norm. Übertragen Sie bei Bedarf auch Statusänderungen und Buchungsdaten. So können die beteiligten Stellen den Stand der Rechnung in den dafür vorgesehenen Systemen nachvollziehen.

Prüfen Sie, ob die vorhandene ERP-Version die benötigten Formate unterstützt. Andernfalls können Updates oder Erweiterungen erforderlich sein. Je nach Unternehmensgröße und Anforderungen reicht die Umsetzung von einer Standardlösung bis zu individuellen Anpassungen; entscheidend ist, dass die vereinbarten Daten und Statusmeldungen verlässlich übergeben werden.

Originaldaten vollständig aufbewahren

Bewahren Sie ausgestellte und erhaltene Rechnungen acht Jahre auf. Bei elektronischen Rechnungen muss das strukturierte Format vollständig erhalten bleiben: bei XRechnung die XML-Datei, bei ZUGFeRD auch das PDF mit den eingebetteten XML-Daten. Für die Ablage sind § 14b UStG und die GoBD zu beachten.

Ein ERP-System oder ein separates Archivsystem kann die Aufbewahrung übernehmen. Wichtig sind eine revisionssichere Speicherung und die Möglichkeit, einzelne Rechnungen wiederzufinden. Für umsatzsteuerliche Zwecke müssen Unversehrtheit, Echtheit der Herkunft und maschinelle Lesbarkeit bis zum Ende der Frist gewährleistet sein.

Planen Sie die Archivierung als festen Abschluss des Dokumentenflusses und nicht als nachträgliche manuelle Ablage. Archivregeln von Anfang an verbinden die Übergabe aus dem ERP mit dem späteren Zugriff auf die gespeicherte Rechnung und ihrem dokumentierten Status.

Übergaben testen und Verantwortliche benennen

Testen Sie den Ablauf mit den verwendeten Formaten und Schnittstellen, bevor er im Betrieb eingesetzt wird. Halten Sie Format, Übertragungsrichtung und Testszenario fest. So lassen sich fehlende Unterstützung und Fehler bei der Datenübergabe erkennen, bevor sie die Bearbeitung oder Zahlungsvorbereitung beeinträchtigen.

Weisen Sie Verantwortliche für Eingang, Formatprüfung, inhaltliche Klärung, Freigabe, ERP-Übergabe und Archivierung zu. Bestimmen Sie auch, wer bei fehlenden Angaben, einer Abweichung oder einer ausgebliebenen Entscheidung übernimmt. Zeit- und Statusregeln machen diese Übergänge im Workflow nachvollziehbar.

Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse betrifft neben der technischen Anbindung auch die Mitarbeitenden, die den Ablauf anwenden. Sie müssen die vorgesehenen Regeln und Zuständigkeiten kennen. Handwerkskammern und Industrie- und Handelskammern bieten Informationen und Schulungen an, die bei der praktischen Umsetzung unterstützen können.